CASE
不動産管理の属人化から脱却し情報の一元管理を実現することで業務効率化を目指す
株式会社　ヨックモックホールディングス

ヨックモックグループでは、20年ほど前に本店がある青山の近隣にある商業用不動産を取得したことをきっかけに商業用不動産の運営を開始した。
しかし、あくまで本業は洋菓子の製造・販売であり、商業用不動産の運営にかけられる人的資源・コストは限られていた。
そのため、これまでは2名前後の人員で不動産管理業務を行っており、ここ数年は担当者が1名という状況が続いていた。
担当者が限られていた事もあり、業務が属人化し、担当者それぞれが使いやすい形での情報管理方法がとられていた。
また、実際に担当者が管理すべき情報もデータ、書面、メール、口頭など様々な形でのやり取りであるため、必要な情報が散乱し、煩雑な管理になっていた。

「契約や工事等の情報が様々な形式であるため、Excel等でまとめて管理をする必要があり、ファイルを更新しないと全体の状況が把握できず、業務マニュアルもない状態でした。担当者に万が一のことがあった際、他の社員が情報をとらえて、業務を行うことが難しいということはBCPの面でのリスクもありました。情報の一元管理と運用の体系化は喫緊の課題であると感じていました。」（丸山氏）

経営企画部は商業用不動産の管理体制を改善すべく対策に乗り出す。

具体的な手段として、情報の一元管理をする手段として不動産管理システムの新たな導入を行うことを検討することにした。

しかし、人的資源とコストについてはかけられないという前提は変わらない。
そこで、①コスト（導入・ランニング）が安価である②利便性（機能・サポート）が高いという2点を選定条件として、具体的な検討に入った。

検討する中では管理する物件数が多くない事がネックになる事にも気付いたという。

「複数の不動産管理システムの検討をしました。コストが高いものが多く、導入後のフォローがあまりないというものもありました。また、管理物件の棟数が少ないという弊社の状況と合わないと感じるものが多かったです。その点、＠プロパティは、棟数が少ない物件オーナー様のご利用実績もあり、コストと目的に合わせて、提供サービスの中から一部を使用することも可能というご提案を頂きました。導入のハードルが低かったことが決め手になりました。また、導入に向けたサポート、導入後のフォローアップも頂けており、とても心強いです。」（丸山氏）

このようにコストに合わせて必要なサービスから始められるのも、＠プロパティの特徴だ。
その他の特徴として、各種業務連携が可能であることや、導入会社様の既存システムを変えることなく、これまでのデータも引き継ぎながら、外部業者や他部署との連携もできる。

現在ヨックモックグループでは、テナントが複数入る商業用不動産の契約、収支、修繕の管理を＠プロパティで行っている。＠プロパティは情報を入力するだけで自動更新がされるため、管理物件の全体を俯瞰して把握することができる。
導入後、管理物件の状況把握のスピードの速さや、情報の網羅性の高さにメリットを感じているという。また、インターフェースも分かりやすく、情報を入力すればすぐに使い始められる手軽さも魅力的とのこと。

「テナントである借主様との契約には賃借契約以外にも個別に看板設置等の細かい契約もあります。そのような細かい契約も今まではExcelで管理していました。コロナ禍での減額の要望なども含めて、借主様から日々様々な要望が寄せられます。そういった日々の借主様との情報も履歴として残すことで今後の運用に活用出来ればと考えています。」（柴田氏）

「＠プロパティは複数のアカウントを発行し必要な権限を付与し利用することができるため、不動産担当者以外の者や他部署の者も状況の把握が可能になり、何かあった際に誰も状況がわからないといったリスクの軽減にも繋がっています。また、1アカウント毎の課金制ではないこともありがたいです。」（丸山氏）

レントロールや収支情報など情報が網羅的に抽出できるため、情報の一覧性の高さは、月次の役員会報告の資料作成にも活用されている。

「これまで、商業用不動産の報告書作成には様々なデータを取りまとめる必要があり、時間と労力がかかっていました。＠プロパティの導入によって、必要情報がシステムから抽出が可能となり、体系立てた報告が出来るようになりました。これまで以上に細かな情報も伝えられるようになり、会議メンバーからも好反応です。」（丸山氏）

ヨックモックグループでは、今回＠プロパティを導入した物件以外にも商業用不動産や自社利用の不動産の運営・管理を行っている。現在は該当物件での試験的な運用段階であるが、今後はビルメンテナンス会社などの取引先や社内での他物件での活用も視野に入れ、まずは、自社利用の不動産の運営・管理を行っている部署でも操作感について確認をしているそうだ。

「まずは、本業ではないことから注力をしていなかった、商業・自社利用両方の所有不動産の管理・運営業務の属人化の解消を図りたいと考えています。＠プロパティで管理・運営の体系が整えられた後の構想として、所有不動産の多くが本店のある青山・表参道エリアを盛り上げる活動もしていければと思っています。」（柴田氏）