不動産を所有していて悩ましいのが、さまざまな管理業務ではないでしょうか。
建物の管理だけではなく、書類や資金面の管理も必要となり、不動産の種類によって特徴も異なります。
そこで本記事では、不動産管理のポイントや従来よりも管理を強化できる解決策をご紹介します。

不動産管理業務のポイント

不動産によって管理の特徴が異なりますが、当然共通部分もあります。
各業務をしっかりと把握していなければ管理業務は行えません。
そこで、まずは不動産管理における業務のポイントを解説します。

書類の管理

不動産を管理するには、さまざまな企業や個人と契約を結んだ書類を管理しなければなりません。
企業であれば業務委託の契約、個人であれば入居時に契約を交わします。
契約を交わせば当然ながら書類が発生し、それらをすべて管理する必要があります。
しかし、あまりにも膨大な量であり、煩雑になりやすいため注意しなければなりません。
昨今では、技術の進歩により紙ではなくデータで管理するので、従来に比べて負担が軽くなっています。
とはいえ、データ管理の場合はシステム設定が必要なため専門的な知識が不可欠です。

建物の安全管理

不動産は不特定多数の人が利用し、建物自体も老朽化するので安全管理が欠かせません。
安全面だけでなく建物のメンテナンスが行き届いていると、価値の下落を軽減できるので必要な業務でしょう。
また、建物だけでなく設備の管理も重要です。
火災報知器や誘導灯は消防法によって定期点検の義務が課せられ、エレベーターは建物基準法によって点検が定められています。
これらを怠った結果、事故が起きてしまえば不法行為の責任に問われてしまうので十分注意しましょう。

コストの管理

不動産を経営するには、さまざまな費用が必要です。
光熱費や税金などの費用のほかに、上記のような業務を管理会社に依頼する場合は、委託費用もかかります。
ただし、管理会社にも一部の業務を依頼できる一部管理と、すべての業務を依頼できる全部管理の2種類が存在します。
委託する業務の幅を調節すれば、コストも抑えられるので委託する範囲はよく検討しましょう。

不動産管理における建物ごとの課題

全般的な不動産管理業務について理解できたのではないでしょうか。
しかし、不動産管理は建物ごとに特徴が異なり、日々課題も変化しています。
そこで、ここからは建物ごとに抱えている課題を解説します。

マンション

まずは、一般的に「きつい」「辛い」と言われているマンション管理の課題を解説します。
アパートと比べると建物の規模が大きいので、抱える課題も必然と大きくなり、注意が必要です。

入居希望者への対応の負担

不動産経営にとって空室は痛手となるので、基本的に部屋が空いたら入居者の募集をかけます。
「どこでどのように募集をかけるのか」も悩む点ですが、他にも入居の依頼が来たら内見の日程を調節しなければならないため手間がかかります。
日程が決まれば事前に鍵を準備して物件の案内をしなければなりません。
うまく話が進めばすぐに契約できますが、決まらなければ別の部屋を紹介するなどの対応も必要です。
その後入居審査を行い、鍵の引き渡しと時間的・精神的な負担がかかります。

入居者の更新状況を確認

入居の契約には期間が決まっており、継続して住む場合は更新をします。
そのため、入居者の更新状況を確認する必要があるでしょう。
更新に際して事務手数料を取る場合は、入居者に支払いの案内を配布するなど手間が発生します。
さらに、支払いが確認できていない入居者には催促をしなければならず、自ら出向く可能性も考えられます。
マンションであれば入居者も多いので、さらに管理が大変になるでしょう。

その他クレーム対応や解約の手続き

マンションは不特定多数の方が住んでおり、共有部分も存在するでしょう。
そのため、住人同士のトラブルやマンションに対するクレームにも対応しなければなりません。
近隣に対するクレームであれば、仲介役としてトラブルをおさめなければならず、対応を間違えると大惨事になりかねません。
さらに、クレームは対人だけでなく設備に対しても寄せられるので、多岐に渡ります。
また、退去する住人がいれば解約の手続きを取る必要もあります。

商業施設

不動産管理は、商業施設の管理も当てはまります。
マンションなどの住宅とは特徴が異なり、個人ではなく企業とのやり取りが増えます。
そのため、契約内容など煩雑になりやすく注意が必要です。
ここでは、商業施設の管理の課題について解説します。

業務の重複や抜け漏れ

商業施設は規模が大きく、さまざまな企業と契約・連携します。
そのため、契約内容が細かく、取引数も増えるので、管理が困難になることも多いでしょう。
管理が行き届いていないと業務の抜けや重複が起こってしまい、場合によっては書類の行き違いが発生する危険性も秘めています。
慎重に扱わなければならないため、精神に与える影響も大きくなるでしょう。

書面でのやり取り

昨今は、どの分野でも電子化が推し進められていますが、不動産管理においてはまだまだ書面でのやり取りが多くなっています。
そのため、取引先との日程調整や書類の準備など業務が増えます。
さらに、紙の管理となると保管場所の確保が必要で、混同する危険性も考えられ常にトラブルと隣り合わせで業務に携わらなくてはなりません。

投資物件

投資物件を経営する際に、気になるのがランニングコストではないでしょうか。
コスト削減のため、自主管理を行うとさまざまな課題に直面します。
ここでは、投資物件を自主管理する場合に発生する課題をご紹介します。

投資先の物件が複数あると管理が困難

不動産投資を行う場合、複数の物件を保有する方も多いのではないでしょうか。
収入源が複数あれば、空室が多い物件があっても他でカバーできるなどメリットも考えられます。
しかし、数が多いと資料や建物の把握など管理業務が困難になります。
設備の確認のために実際に物件に赴いたり、トラブルがあると1日に複数の物件に出向いたりするなど、時間や労力がかかり負担となるでしょう。

トラブルに対応する時間の確保

所有している物件でトラブルが起これば、管理人に連絡がきます。
被害が拡大しないトラブルであれば、対応が少し遅れても問題ないかもしれませんが、水道管の破裂など被害が拡大するトラブルは即座に対応が必要です。
そのため、いつ連絡が来ても問題ないように準備しておく必要があります。
日中に本業があれば即時対応は困難であり、物件の悪評にもつながるので悩ましい問題です。

施設の鍵の紛失リスク

物件の鍵を住居人がなくした場合は、貸し出しができるよう管理人も保管しておく必要があります。
あまり貸し出す機会がなければ、保管場所を忘れたり紛失したりすることもあるでしょう。
たとえ管理人が厳重に保管していても、住居人が紛失すると鍵を渡しに行かなければなりません。
管理人の自宅まで取りに来てもらうとしても、自宅から離れた物件を投資物件にしていると早急な対応は困難であり、物理的に不可能な場合もあるでしょう。

駅・空港施設

駅や空港施設の管理も不動産管理にあたります。
管理内容は商業施設と似ている点も多いのですが、交通機関も管理の対象に入るので複雑です。
そこで、駅や空港施設が抱えている課題についてご紹介します。

データが散在

駅や空港施設内は、飲食店や販売店、駐車場など管理対象が多くなっています。
それにくわえて連携する企業も増えるので、管理するデータ量も増えます。
膨大な量を管理するとなると時間や労力もかかってしまい、他にかける時間を確保しづらくなるでしょう。
管理業務はデータ管理だけではないので、できる限り管理会社などに委託したいポイントです。

セキュリティ対策の徹底

駅や空港施設は不特定多数の人物が出入りするので、不審者への対応が常に必要です。
また、空港は飛行機の予約などに使用する個人情報の流出や、預かった荷物の盗難・紛失などの懸念もあるため、セキュリティ対策の強化・徹底が必要不可欠です。
昨今ではサイバー攻撃も多様化しており、個人で対応するには非常に難しい問題が多くなっています。

不動産管理を快適に行うための解決策

ここまでは、不動産管理におけるさまざまな課題を見てきました。
建物の種類によって課題が異なりますが、共通する課題も見受けられます。
ここからは、実際に不動産管理における共通する課題を解決する方法をご紹介します。

情報の一元化

複数の物件や取引相手が多いと、情報が煩雑になり管理が困難になります。
また、業務も多岐渡るため、分担業務を行わなければならず連携を取るのも一苦労です。
そこで、情報のまとめ役をつくり、一元化することをおすすめします。
データ管理も容易になり、課題の早期発見や課題解決能力の向上が見込めます。
複数の業務を一元化することで連携も取りやすく、対応までの時間も短縮され効率もアップするでしょう。

管理システムを活用

情報を一元化する手段として、アットプロパティなどが代表的な不動産管理システムの導入が挙げられるでしょう。
不動産管理におけるあらゆる業務を一元化してくれるうえに、データをクラウドで保管するので情報をワンクリックで閲覧できます。
複数の不動産にも対応しているため、管理も容易かつ迅速な対応が行えます。
また業務の負担が軽くなる点も魅力です。
実際、不動産管理システムを導入している企業も増えてきています。

情報の一元化をするときに押さえておきたいポイント

課題解決法として業務の一元化が挙げられますが、闇雲に一元化すればいいわけではありません。
ポイントを抑えておかなければ、返って逆効果になる危険性もあります。
そこで、情報の一元化を行う際の、ポイントを解説します。

管理体制の準備

まずは、実際に管理を行う前に一元化した情報の責任者を決めましょう。
従来のシステムが根本から変わるので、管理体制の見直しが必要です。
また、これまで行っていない変更は混乱を招く危険性もあるので、事前に管理体制を整えておく必要があるでしょう。
さらに、全体への周知徹底も怠ってはいけません。
管理場所や連絡経路など事前準備は大切です。

業務内容の優先順位

これから管理システムを導入する場合、所持している情報を一気にまとめて一元化するのは無理があります。
そのため、業務内容の優先順位を設けて、事前に管理する対象を決めてから行いましょう。
具体的には、共通する頻度の高い情報や頻繁に利用する情報が挙げられます。
これらを優先的に一元管理すれば、業務の効率向上も目指せるでしょう。

一元化した情報の整理

実際に管理システムを導入し一元化が実現したら、それらの情報を整理しなければなりません。
組み合わせの悪い情報を一元化してしまった結果、システムが有効に働かなければ導入した意味がなくなります。
継続的に運用していくと管理する情報が増えてくるので、導入当初が見直すタイミングとして最適です。
有効にシステムを運用するためにも、情報の精査を行ってください。

まとめ

不動産管理には建物の種類によって課題が異なり複雑ですが、管理システムを導入するなど解決策も存在します。
新たな技術を利用することで、業務の効率化や負担軽減につながるため非常に効果的です。
不動産管理業務に悩んでいるならシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。