CASE
多重管理から基幹システムの一本化を実現
情報の一元化と蓄積で更なる発展を目指す
ダイビル株式会社

オフィスビル賃貸をメインで行うダイビル株式会社にとって、複数所有する不動産情報の管理・運用は必須である。その情報管理のために、同社は20年ほど前にスクラッチ開発したシステムを使用していた。しかし、時代の変化とともに必要とされる機能も変化し、使用していたシステムに対して少しずつ不便さが現れてきたという。

「スクラッチは自由度が高く便利ですが、それと同時に限界を感じていました。さらにスクラッチは自分たちから能動的に動かないと進化していかないため、ガラパゴス化してしまうのではないかという思いもありました。」（村尾氏）

実際、20年前のシステムでは使用できる機能も限られていた。管理するファイルも複数に分かれており、必要な帳簿を出すために多重入力が必要な状況であった。そのため、日常業務の効率化や不動産情報の有効な運用・活用などの側面からも、情報管理の一元化は最重要課題であったため、管理システムの変更は必須事項であった。

「新専用システムの導入に際しては、色々なデータを一元管理し、様々なシステムと連携させ情報を蓄積、さらには出力できるようにしたかったです。とにかく多重管理したくありませんでした。またコロナの影響もあり、働く場所を選ばない電子承認システムを構築してペーパレス化したかったというのも新システム導入の大きな背景です。」（村尾氏）

これらのテーマの下、村尾氏を中心に新システム導入のプロジェクトがスタート。各業務部門に9カ月にもわたるヒアリングを実施し「どんな機能が必要か」徹底的に調査した。そしてダイビル株式会社の社員が必要とする機能一覧を基にRFPを作成し、複数のシステムを比較検討していった。

他社サービスとの比較検討の際に何をポイントに置いたか聞くと「とにかく重視したのが機能面です。現在ではパッケージも進化し、パッケージの世の中になってきていると感じています。一番良いものを入れて、我々が思い付かないような進化を得られるとともに、我々が必要とする進化も達成できるという双方を実現可能なシステムを求めていました。」と村尾氏は回答してくれた。

＠プロパティでは、不動産に特化した様々な機能が充実しており拡張性が高いだけでなく、新しいトレンドにも素早く対応しアップグレードしていくという特徴がある。つまりダイビル株式会社が求めている進化が＠プロパティにはあった。

導入の決め手について尋ねると「機能に加えて、インターフェイスなどを点数化し総合的に判断しました。その結果、シンプルに他社サービスより優れていたため導入を決定しました。」（村尾氏）

「以前のスクラッチは、営業部の使う契約・請求管理システムと技術部門が使用する工事発注・資産維持管理システムの2つがありました。今回の導入で、フロントの使う基幹システムが＠プロパティ一本になりました。別の会計システやBIツールに連携させていますが、事業を行うための根幹となるシステムは＠プロパティに集約させています。」（村尾氏）

複数のシステムを使用するには、それぞれにデータを入力し管理する必要がある。＠プロパティでは契約・請求だけでなく、工事発注・補修契約・エネルギー管理など幅広い業務領域を網羅し、あらゆるシステムと連携しながら課題に対応できるため、複数システムを使う必要がないのは大きなメリットだと言えるだろう。

以前のシステムではできる作業に限界があり、複数のExcelファイルを使用しなければならなかった。そのため村尾氏はデータの多重管理をなくすことをプロジェクトにおいても重要な課題としていた。

「今までは請求書を出す際に、表紙と明細書を別々に印刷していました。今回、＠プロパティの自由フォーマットで作成したことで何十社もあるものが一括印刷できるようになり、1時間ほどかかっていた作業が20分ほどになりました。データ入力に関しても様々な管理表にそれぞれ入力していました。複数のファイルに入力することは、そもそも面倒ですし転記ミスの可能性も高まります。＠プロパティでは一か所入力すればどんどん連携されるため非常に便利です。30分かかっていた作業が5分程度になったと思います。」（村尾氏）

複数ファイルへの入力が必要なくなったことで、大きな目的の1つであった情報の一元化に成功。多重入力が解消されことで大幅に作業時間が短縮されただけでなく、転記ミスの可能性も軽減できたという。転記ミスは事業において重大な事態を引き起こすこともある。入力先が＠プロパティに集約され、ミスのリスクが減ったことは事業運営の側面において大きな効果と言えるだろう。

コロナにより在宅ワークの需要が急激に高まり、システムの見直し行う企業も増加した。ダイビル株式会社でも、今回の＠プロパティの導入目的の1つが働く場所の自由化である。しかし、今まで承認や契約など様々な業務は紙やExcelファイルを媒体に行われていたため、どうしても業務をオフィスで行う必要があった。＠プロパティを導入したことにより、情報がクラウド管理されどこからでもリアルタイムで情報の確認・入力が可能に。加えて、電子承認システムも確立されたため、在宅ワークなど働く場所の制限もなくなった。さらに村尾氏によると、承認フローの電子化により、印刷コストの削減にもなったという。

「コピー機や紙のコストは劇的に減っています。以前は承認もすべて紙で行っており、間違えた場合は印刷のし直しを都度行っていました。電子承認フローが実現できたため、承認も一回の印刷で済むようになり、コストも手間も削減できています。」（村尾氏）

様々な契約タイプの中、フリーレントに対応している点が大きかったと村尾氏は語る。
「フリーレントに対応しているシステムは非常に少ないと思います。それが＠プロパティではデフォルトでほとんど入力できるので助かっています。今までは来年、再来年、3年後など必要な分、全て入力する必要があり手間がかかっていました。」（村尾氏）

さらに他の社員からも「共同所有ビルに対応していて良い」という声も上がっているという。共同所有ビルでは、オーナーごとに請求などの計算が必要である。オーナーの数が増えれば増えるほど、その手間も増加する。＠プロパティでは、オーナーごとに所有率を登録でき、その所有率に合わせ自動で請求額などを計算する。さらには会計システムと連携し、請求書など様々なタイプの帳票も出力できるなど、大きな業務効果を生み出している。

さらに村尾氏は入力項目の多さについても言及した。
「＠プロパティは入力項目が非常に多くあり、打てない情報はほとんどありません。特に光熱費管理などは複雑な項目が多く、以前は数の限界を感じていました。今では、好きな項目を作り直したり、増やしたりし管理・運営できるようになっています。」（村尾氏）

入力したデータは様々なメニューで横断的に確認できる。不動産管理を行う上で情報は非常に重要なのは言うまでもない。入力した分だけ色々な形式で利用でき情報をフルに活用できる点は＠プロパティの強みなのではないだろうか。

時代の変化とともに、様々な対応を迫られることが多いダイビル株式会社でも、インボイス対応や電子帳簿保存法などにいかに対応していくかを直近の課題としている。

「インボイス対応については＠プロパティのバージョンアップを行ってもらうことになっています。バージョンアップされた機能をしっかり理解し、請求書などのフォーマットを変えてお客様に説明できるようにしていけたらと思っています。また電子帳簿保存法についても新しいシステムが入ってきているので、＠プロパティとどう連携させていけば良いのかなどさらなる活用法を検討しているところです。」（村尾氏）

不動産の運用判断には、採算計算やあらゆる情報の確認が必要となる。そのため、一元管理で蓄積されたデータをいかに活用するかも大きなポイントである。

「現在、運用判断の面では＠プロパティを上手く活用できていません。現在＠プロパティを使用していないグループにも拡張していき、AM領域でも機能させられるようにしていきたいです。」（村尾氏）

そして＠プロパティの機能を今後さらに活用していくには、どうしたら良いのかさらに検討を進めているという。

「まだまだやりたいことはたくさんあります。現在は過渡期のため、他にもたくさん備わっている機能を十分に使い切れていません。足りないものを増やしたいだけではなく、使っていないものを使い切ることが必要だと思っています。導入した当初は慣れないことも多く大変という声もありましたが、半年経って劇的に楽になったと聞いており、実感が出てきています。今後10年、20年と＠プロパティを利用し続けた時に蓄積した情報で何かシュミレーションできないのかということも期待しています。」（村尾氏）