最初はきれいな建物も、紫外線や雨雪にさらされ続けることで老朽化が進んでいきます。
不動産価値を維持するためには定期的なメンテナンスが必要であり、管理者は満足できる結果が出るように工事管理をしなければなりません。
とはいえ、工事管理とはどういったことをすれば良いのか具体的に把握していない方もいるでしょう。
本記事では、不動産の工事管理とは何か、その内容や管理方法について解説しています。

不動産の工事管理とは？

工事管理は、マンションやアパート、住宅などを建設・建築する際、計画的かつ安全に施工されるように流れを把握して管理することです。
建築物は、設計から施工先の手配・契約・手続きと、完成までにやらなければならないことがたくさんあります。
何をどのように進めていくのか、完成までの設計図を自分で考えなければ「資材が届かない」「仕様が違う」「工事が遅れる」などのトラブルが起こってしまいます。
完成までには多くの人が関わるので、スムーズな進行のためにも工事管理が必要なのです。

不動産を工事管理するメリット

工事管理することで、どのようなメリットを得ることができるのでしょうか。
具体的に、3つのポイントに分けて解説します。

建物の価値の維持・向上に繋がる

どんな建築物であっても。経年劣化による老朽化からまぬがれることはできません。
したがって、定期的に状態を確認しながらメンテナンスを行い、不動産価値を維持・向上させる必要があります。
不動産をいつ建てたのか、当時はどのような内装がトレンドであったのかを把握することで、時代にあった内装にリフォームし顧客満足度を高めることも可能です。

お金の流れを把握して長期的な計画が立てられる

工事は予算内で進めなければ利益は出ません。
工事管理することで、工事の品質と利益のバランスを考え計画を立てたら、どれくらいの金額で工事ができるか見積もりを取ります。
どこにどれだけお金がかかるのかを把握すれば、長期的な管理の中で無駄なくメンテナンスやリフォーム計画を立てられます。
また、必要な資材の発注や管理をすることで、どこにどれくらい必要になるかを計算しお金の管理を適切に行うことも可能です。
資金状況を把握すれば、長期的な運用管理もできるようになるでしょう。

大幅なメンテナンス費用がかかるのを避けられる

戸建ては、オーナーが必要な時に自分で計画してリフォームなどを行いますが、マンションでは管理組合が中心となり、長期修繕計画に基づいてメンテナンスが行われます。
修繕工事費用などに充てるために、管理組合が修繕積立金を徴収しているので、大規模修繕に活用されます。
ただし、アパートはオーナー自身の所有物件となるため、修繕積立金を納めるルールはありません。
工事管理することで、適切な定期修繕時期を確認し計画的に交換していけば、大がかりなリフォームの必要もなくメンテナンス費用を抑えながら建物の寿命を延ばすことにも繋がります。

不動産を工事管理における注意点

建物の寿命を延ばしたりメンテナンス費用を削減したりするなど、メリットもある半面注意点もあります。
ここでは2つのポイントを見てみましょう。

メンテナンスする部位や期間の把握が困難

不動産によってメンテナンスが必要な部位は異なるうえ、老朽化だけでなく天災による被害を受けた場合は修繕に時間がかかってしまいます。
不動産管理だけでは「どこがどれくらい傷んだのか」「修繕にどれくらいの期間を必要とするか」を確認することができません。
メンテナンスや修理箇所に関しては、点検時期に細かくチェックする必要があります。
手間と時間がかかるだけでなく、メンテナンスが終わる期間も工務店に確認しないとわからないなど現状を把握するまでに時間を要します。

数十万円～数百万円の費用がかかる

メンテナンスにかかる費用は、建築年数や劣化具合、建材の種類等によっても異なり、具体的な金額を割り出すことができません。
外壁や屋根、バルコニーなど以外に、配管設備の取り換えや防アリなどの費用もかかるでしょうし、室内の床や壁などの修繕の必要が出てくるでしょう。
予定外のコストがかかると、計画通りのメンテナンスが難しくなります。

不動産の工事管理の種類

不動産の工事管理は、メリットと注意点をしっかりと把握したうえで行う必要があります。
とくに、注意点を知っておけば事前に対策ができるので、居住者や工事関係者に配慮しながらの管理が可能になるでしょう。
では、具体的にどのような工事があるのか、工事管理の種類についてご説明いたします。

突発的な工事

大規模な修繕ではなく、建物内の設備に不具合が出た場合には突発的な工事が必要になります。
たとえば、インターホンの故障やネット回線の不具合など、個別に発生してしまうトラブルの工事は、居住者から管理会社に連絡が入り必要な工事や交換メンテナンスが行われます。
エレベーターの故障や火災報知器、排水管などの共有設備の故障は、提携の警備会社や技術スタッフの対応です。
このような緊急事態に関しては、24時間365日緊急センターが管理し適切な工事を行います。

定期的な工事

老朽化を防ぐだけでなく、日常生活を快適に過ごすために建物の機能面をチェックし改修工事を行います。
管理人は日常的に目視点検しながら不具合を確認し、発見された場合には部品交換や修理をします。
エレベーターや階段、屋根、外壁については、工事のプロが年1回目視点検を実施し、報告書を提出し次期会計年度には修繕工事を提案することが多いでしょう。
法定点検・設備点検は専門のプロが、定期的に見回り実施します。

不動産の工事管理をする方法

工事管理するには特別な資格は必要ありません。
しかし、工事プロジェクトを把握するためには有効な管理方法が必要です。
ここでは一般的に使用されているツールを紹介します。

Excel（エクセル）

比較的、時間をかけずに簡単に工事ができる場合にはExcel（エクセル）を使った管理方法があります。
受注・予算、出入金・業者選びに発注までを、管理できるテンプレートを活用すればめんどうなシート作りの手間がはぶけます。
予算や原価計算なども、エクセル関数などを使えば素早く計算できるので間違いや失敗もありません。
ただし、工事が大がかりになると管理担当者の人数が増えるので、複数人がそれぞれに管理する必要があるでしょう。
テンプレートを利用しても、担当者によってズレが生じるうえ、ファイルを共有する場合は同じファイルが複数あると最新のものがどれかわからなくなります。

工事管理システム

パソコンとデータ共有すれば、作業状況を素早く把握することが可能です。
工事管理システムでは、受注や施工管理など工程的な管理機能がメインとなり、仕入れや入金業務、業者とのメールでのやりとりも記憶され残ります。
管理者が工事管理システムを使って一元管理することにより、予算内での工事を納期までにすすめることができます。
システム自体は、クラウド活用だけでなくパッケージ型もあり、予算に合わせてシステム導入が可能です。
時間短縮だけでなく、エクセルにありがちな誤入力もありませんので作業効率がアップします。

工事管理アプリ

パソコンがない現場でもスマホがあれば簡単に共有できるので、共有事項をすぐに確認し工事をスムーズに進められます。
また、報告書の作成や写真撮影もリアルタイムで行えるので、現場と本社を移動する手間がなく便利です。
アプリを使う場合には、システムと連携できるものや、パソコンとデータを共有できる機能がついたものを利用しましょう。

不動産の工事管理システムを導入すると得られる効果

様々なデータやプロセスを一元管理できるシステム導入により、どのような効果を得られるのでしょうか。

効率的に管理ができて業務の負担を減らせる

今までのような、「図面を持ち歩いて工事現場に赴き手書きで修正」「現場で施工状況を確認」「必要書類は郵送」していれば、作業工程に無駄が多く時間とだけが搾取されていきます。
システムを使えば、業務工程をアプリやデータで共有可能です。
現場で撮影した写真はリアルタイムにチェックができ、図面変更もわかりやすく簡単で負担が軽くなるので業務効率のアップに繋がります。
それだけでなく、施工担当の作業員とデータ共有することで、工事の進行具合などもわかりやすくなるでしょう。
管理業務を効率化することで、営業などの業務時間の確保ができるようになるので、企業全体の利益に繋がります。

情報の一元化によって状況が確認しやすくなる

現場の進捗状況をアプリで確認することができれば、チャットなどを使って細かい指示を出したり連絡ができます。
音声通話・ビデオ通話が可能な管理システムを使えば、図面や写真を見ながらの支持もできます。
連携がスムーズになれば連絡漏れもなくなり、品質向上が期待できるはずです。
また、情報の一元化がスムーズになれば、業務の効率が良くなり、「資材が届かない」「注文ミス」がなくなるので施工がスムーズになり納期内に仕上がります。

入力をミスするリスクが軽減できる

業務のデータ化は進んでいますが、経理部門に関してはFAXによる受発注や請求が行われている会社もあるようです。
目視によるチェックではミスを見逃しやすく、請求段階で発覚してしまうと修正だけでなく謝罪が必要になるなど手間がかかります。
工事管理システムを使えば、請求や発注業務が早くなりミスの削減にも繋がります。
電子契約サービスと連携できるシステムもありますので、クラウド活用すればペーパーレスによる作業効率化が同時に解決できるでしょう。

正確な発注ができて請求管理を徹底できる

アナログからデジタル化することで、今まで時間を取られていた業務がなくなり生産的な活動に集中できます。
また、効率的に正確な情報を社内共有することによって、発注ミスがなくなりコストの無駄がなくなります。
請求管理を徹底することで会社の信頼性も高まれば、売上につながるチャンスも増えるので会社全体の収益改善に繋がるはずです。

まとめ

工程表や予算表、発注表などを作成するのに、時間がかかってしまうのは効率的とは言えません。
現場とバックオフィスを繋ぐ管理システムを選べば、業務効率アップだけでなく、会社の収益や顧客満足度向上にも繋がるでしょう。
どのような管理システムを選ぶのかは、改善したいポイントで異なりますので、システムを比較し検討してみてはいかがでしょうか。