不動産の請求管理に時間がかかる、不動産管理におけるセキュリティを強化したいなどの悩みを持つ企業には、請求管理（電子請求・電子承認）システムの導入がおすすめです。
本記事では、不動産で請求管理システムを導入するメリットやデメリットについて詳しく解説しています。
また、不動産の請求管理システムの種類や、請求管理システムを選ぶときのポイントについてもあわせて記載しています。
どの請求管理システムを導入するべきかわからないなどの悩みを持つ方もいらっしゃると思いますので、ぜひ最後までご覧ください。

不動産で請求管理（電子請求・電子承認）を導入していない状態の課題

不動産で請求管理システムを導入していない場合、取引や管理に関する情報は一般的に紙で保管します。
不動産業界では、権利書や登記簿謄本、売買契約書などさまざまな書類を管理する必要があります。
それらの書類は企業や顧客にとって重要な書類であり、厳重に保管しなければなりません。不動産業界における書類の管理にはそれなりの労力や時間を要するのです。
請求管理システムを導入していない状態では、このような管理にかかるさまざまなコストが課題といえるでしょう。

不動産の請求管理（電子請求・電子承認）を導入するメリット

ここからは、不動産の請求管理（電子請求・電子承認）システムを導入するメリットについて解説していきます。
請求管理システムを導入するメリットは主に4つあります。
不動産の請求管理に必要以上の時間や費用がかかっていると感じている方や、働き方改革を実現させたい方はぜひ参考にしてみてください。

請求管理にかかる時間を短縮できる

物件を紙やExcelで管理している方は、請求管理システムを導入するメリットが大きいです。
紙やExcelで請求管理をおこなっている場合、多くの時間や労力が必要となるでしょう。
請求管理システムを導入することで面倒な請求業務を自動化させることが可能です。
業務が自動化されれば請求管理に使っていた時間を別の作業に充てることができます。
管理する物件が多くなるほど、不動産の管理コストは大きくなります。
特に紙で管理している場合は、印刷費用や紙の保管スペースなどが必要です。
請求管理システムを導入することで印刷費用を抑え、保管スペースは別のことに有効活用できます。
今まで請求管理のために必要としていた時間や労力、スペースなどを他業務などに活用できることは請求管理システムを導入する大きなメリットと言えるでしょう。

請求管理にかかる費用を軽減できる

不動産の請求管理にはさまざまな費用がかかります。
Excelで請求管理を行っている場合、書類作成コストや、データ管理コストが多くかかります。
請求管理システムを導入することで、システムの利用料は発生しますが、書類作成・データ管理にかかるコストを大幅に削減可能です。
特に、企業で請求管理を紙やExcelでおこなっている場合は、データの引き継ぎや締め作業などにかかる人件費コストの削減にも期待できます。

セキュリティを強化できる

不動産を管理するときには、顧客の個人情報や契約に関わる大切な情報を多く取り扱います。
そのため、セキュリティを強化できることは大きなメリットです。
請求管理システムは一般的に万全のセキュリティ対策をおこなっていることから、安心して利用しやすいと言えます。
書類や、簡単に管理できる電子データなどは盗難、漏えいのリスクが大きくなるため、請求管理システムを導入するときはセキュリティ面にも重点を置くことをおすすめします。

働き方改革に繋がる

請求管理にかかる時間を削減することで、これまでの働き方を大きく変えることが可能です。
Excelにデータを打ち込む作業や書類作成、データの引き継ぎ・共有など、あらゆる業務を削減することで別の業務に時間を充てられます。
請求管理業務があるために残業している場合も、請求管理システムを導入することで残業時間の削減を図れます。
働き方改革を実現させたい企業の場合、請求管理システムの導入は大きなきっかけとなるでしょう。

不動産の請求管理（電子請求・電子承認）を導入するデメリット

導入することの主なデメリットは、電子請求に対応していない企業があることや、慣れるまで時間がかかることが挙げられます。
その他にも情報漏洩リスクがあるなどの注意点もあるため、請求管理システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

電子請求に未対応の企業がある

企業によっては電子請求に対応できない場合もあります。
今まで書類でやり取りしていた請求書を電子化することに対して、必ずしもすべての企業が受け入れるとは限りません。
請求書は書面でおこなうことをルールとしている企業もあるほどですので、そのときは書面でのやり取りに対応可能にする必要があります。
ただし、書面でのやり取りにしか対応できない企業は減少傾向にありますので、請求管理システムの導入は取引先を考慮しつつ導入するべきと言えるでしょう。

情報漏洩してしまうリスクがある

顧客情報などを電子データで管理することで、情報漏洩のリスクが発生することもデメリットのひとつです。
紙媒体での管理と比較した際に、盗難や情報が散在するリスクは軽減することが可能ですが、情報にアクセスすることができる権限の設定やインターネットセキュリティーにおける対策など紙媒体とは異なる観点での注意が必要になります。
だれでも企業内部のデータにアクセスできる環境を放置することは大きなリスクをともないます。
請求管理システムを導入するときはセキュリティ対策の万全さも考慮しましょう。

慣れるのに時間がかかる

請求管理システムを利用するときにはID・パスワードが必要であることが一般的です。
企業で導入する場合、利用する社員一人一人にID・パスワードを付与する必要がありますので、それらの管理に慣れるまである程度の時間がかかります。
業務量の削減に成功した場合は、請求管理をおこなえる社員数を制限することで管理が楽になるでしょう。

不動産の請求管理（電子請求・電子承認）の種類

ここからは不動産の請求管理（電子請求・電子承認）の種類について解説していきます。
大きく分けて10種類ありますので、請求管理システムについて詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。

請求管理

請求管理は、入金額や未入金額をすぐに集計できます。
その他にも、売掛金や前受金、与信などの管理までおこなうことが可能です。
Excelや書面での管理と比較すると、数字を打ち込んだり、頭で計算したりすることもありませんので請求・管理ミスを未然に防止しやすくなります。

物件情報

物件の詳細情報をまとめて管理できます。
物件の名称や所在地、所有者の氏名など基本的な情報をはじめ、使用するガスや水道、電気を取り扱う会社名もすぐに確認可能です。
その他にも、電話やネットが接続できる環境か、エレベーターやテレビアンテナなど施設設備情報も一目でわかるようになります。

入居者情報

物件のどの部屋に誰が住んでいるかなどの情報をまとめて管理できます。
その他にも管理する部屋の賃料、契約期間、更新月などもすぐに分かるよう管理可能ですので、更新忘れなどのミスを防止できます。

インターネットバンキング連携

銀行のインターネットバンキングと連携することで入居者からの請求ミスを防止できます。
入居者の氏名や口座名義、入金日をまとめて管理できることはもちろん、入金額に過不足がないかもすぐに確認可能です。
管理する不動産の請求額、入金額の合計もあわせて表示されるので、不動産収入の状況も把握しやすいと言えます。

管理資料

管理資料には入金や更新、賃貸の一覧表などがあります。
その他にも、業者別や物件別の支払表、個別管理表がありますので、不動産管理に関する資料は一通り揃える事が可能です。
請求書の発行も管理資料からおこなえます。

業者管理

業者管理では、業者情報の登録ができます。
月次の固定データや変動データなどもあわせて管理可能ですので、登録されている業者の管理も簡単になります。

マスタ管理

マスタとは何かしらの基礎となるデータをいいます。
マスタ管理は複雑になりがちな社内情報を正確にまとめるために必要です。
特に不動産に関わる顧客の情報は重要なものが多く含まれますので、企業には統一されたマスタを適切に管理することが求められます。

締め/締め解除処理

企業間取引において一般的に多く使われる請求方法が締め請求です。
顧客ごとに締め日が異なると、取引先が多くなるに連れ管理が複雑になりやすいと言えます。
電子による請求管理をおこなうことで複雑になりがちな請求管理も一括で管理可能です。
取引が終了したときにも解除処理をするだけですので、楽に管理できます。

会計連携

入金日と物件を紐づけて連携データの作成ができます。
作成した連携データは入金消込システムと連携可能です。
入金消込システムと連携させることで、不動産収入が売上か売掛金なのか（入金されたか）をすぐに確認できます。

請求確定通知

SMS配信サービスと連携することで、顧客のスマホなどに請求確定通知を発信できるようになります。
その他にも、入金日に入金がされていなければ催促の連絡ができたり、顧客情報の登録を依頼する連絡をおこなったりすることも可能です。

不動産の請求管理（電子請求・電子承認）システムを選ぶときのポイント

不動産の請求管理システムを選ぶときは、自社の状況に合わせたものを選ぶことが大切です。
ここからは、請求管理システムを選ぶときのおもなポイントを3つ紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

導入すると現状の課題が解決できるか

例えば、現状Excelや書面で不動産の管理をおこなっていて、無駄な作業時間が多いと感じている場合、課題解決のためには自動管理システムの導入が合っていると言えます。
請求や契約ミスが多い場合は請求管理の面にこだわってシステムを選ぶべきでしょう。
このように請求管理システムの導入によって課題解決できるかどうか、現場の声を聞いてみることもおすすめです。

自社に合ったカスタマイズができるか

請求管理システム選びにはカスタマイズ性の有無も重要です。
導入後に機能を追加したくなるのはよくあることです。
状況に合わせ、必要なくなった機能を外すことができれば余計な費用を抑えやすくなります。
うまく請求管理システムを運用するには、システムのカスタマイズ性は重要視するべきでしょう。

操作性が優れているか

せっかく請求管理システムを導入したにも関わらず操作が不便だと元も子もありません。
使いやすさがあってこその業務の効率化と言えます。
初心者の方でも利用しやすい、高い操作性の請求管理システムを導入することがおすすめです。

まとめ

請求管理システムを導入するおもなメリットは、請求管理にかかる時間や費用を削減できる、働き方改革に繋げられるなどのことがあります。
その一方で、電子請求に未対応の企業がある、システムに慣れるまで時間がかかるといったデメリットもあります。
それらのメリット・デメリットを考慮して、自社の課題解決に繋げられる請求管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。