不動産業界でも、e-文書法によって契約書などの文書を電子化が可能です。
しかし、e-文書法について今一つ理解ができていないために、導入が遅れ業務効率の低下が見られます。
e-文書法とは、不動産業界に取り入れることでどのようなことができるようになるのか、そのメリットなどを解説いたします。

e-文書法とは？

法律で保管が定められている契約書や請求書、領収書などを紙面ではなく、電子文書ファイル（電磁的記録）での保存を認める法律のことです。
法令要件を満たせば電子化が可能になるので、ファイリングの必要がなく業務効率のアップや経費削減に繋がります。

e-文書法は2つの法律の総称

e-文書法は「電子文書法」とも呼ばれていますが、実は下記の2つの法律の総称です。
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律
これらは紙で保存する必要があった書類を、電子データにするための情報通信技術の利用と、それを行うための整備等についてまとめたものです。
すでに国税関係書類や医療情報、建築図面などが電子化されています。

電子帳簿保存法との違い

e-文書法以前に、電子帳簿保存法という法律があります。
電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
こちらは国税局が管轄となるので、国税関係書類の電子化保存することが認められていますが電子化するには申請が必要になり、承認されなければなりません。

e-文書法の4つの基本要件

文書を電子保管するためには、e-文書法の基本となる4つの要件を満たしている必要があります。
ただし、文書の種類によって満たすべき要件が異なります。
以下で詳しく見てみましょう。

可視性

電子化された文書は、必要な時にパソコンなどのデバイスで目に見える形で形で読み取れるようにしなければいけません。
紙媒体の場合にはファイリングできますが、電子保存の場合には、画面での確認が必要になります。

完全性

文書の紛失、破損などのリスクを防ぐ措置が講じられていることです。
また、データが改変した場合には、事実検証がされることも条件になり、現状維持の証明には、電子印鑑やタイムスタンプを使った保存が一般的です。

機密性

閲覧権限のない第三者が不正アクセスできないように、セキュリティ対策を強固にしておく必要があります。
アクセス制限をかけたり、文書を暗号化し、パスワードを二重にするなどの方法があります。

検索性

文書が必要な時に、素早く検索できるような環境に整えておきます。
日付やファイル名、記述ないようなど複数の項目で素早く検索できるような仕組みが大切です。

e-文書法と不動産管理との関係性

不動産業界でも、e-文書法による電子化が進んでいますが、全ての書類が電子化できるわけではありません。
「できるもの」と「できないもの」をわけで考えることが大切です。

電子化できずに紙交付が必須の書類

紙交付していた不動産管理書類も、2022年以降は電子化できるようになりました。
ただし、一部の書類については紙交付が必須なので注意しましょう。
特定商取引（訪問販売等）の契約等書面に関しては2023年6月に解禁予定ですが、事業用定期借地契約は電子化できない紙交付の公正証書が必要です。

電子化する書類

政府がデジタル化を推進することからも、2023年2月現在では多くの文書が対象となりました。
不動産管理書類では、賃貸貸借表・損益計算書などの他に以下の書類が電子化できます。
・媒介契約書
・ 重要事項説明書（35条書面）
・ 賃貸借契約書（37条書面）
・ 売買契約書（37条書面）
・ 定期借地権設定契約書（22条書面）
・ 定期建物賃貸借契約書（38条書面）

e-文書法と不動産管理で電子化を導入するメリット

不動産管理の文書を電子化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここからは、電子化による5つのメリットについて解説します。

紙や維持などにかかるコストを削減

不動産業界では特に紙面でのやり取りが多く、これを運用管理していくには莫大な経費を必要とします。
印刷するためにはコピー紙やインク、サインを書くにはボールペンなどの備品も必要になります。
それをファイリングするためには、ホッチキスやファイル、保管・管理するスペースを用意しなければいけません。
会社間でのやりとりでは郵送や宅配などの運送料金など、文書管理することで莫大な経費が使われているのです。
備品・印刷・維持・運送コストに加えて、不要になった書類をシュレッダーにかけて廃棄するにも電気代やゴミ袋など大量なコストがかかっています。
電子化すれば大幅な経費削減が可能になり、保管スペースを必要としなくなれば設備代金も節約可能です。

非効率な業務を解消

紙面で管理していると、担当者が目視で確認を行いパソコンにデータとして入力します。
そのため、他の業務に取り掛かるのが遅くなったり入力ミスが発生したりして、作業効率が悪くなります。
また、郵送においても印刷・封書に入れる、担当者不在中の回覧や押印待ちなど、細かなことが滞るだけで業務効率も低下します。
e-文書法により電子化を導入すれば作業時間が大幅に改善されるので、他の業務や人材育成などに使うことができます。
生産性の高い業務に優秀な人材を送り込むこともできるようになれば、会社全体の生産効率の向上に繋がるでしょう。

オフィスに行かなくてもテレワークで完結

紙媒体を使って作業を進める場合、担当者は会社に在籍していなければいけません。
顧客から呼び出しがあれば、作業が途中でも外出しなければならないなど、時代に逆行した働き方しかできなくなります。
電子化することで、出社しなくても会社のパソコンにログインし仕事ができるようになります。
もちろん、文書の社内共有や取引先との会談もテレワークで完結するので、時間を無駄に使うことなく業務を遂行可能です。
電子文書化しテレワークを中心にすることで、子どもがいても働きやすい環境作りにつながり、働き方改革の推進という面からも非常に有効性のある方法と言えるでしょう

セキュリティ対策が強化

紙を使った書類は、経年劣化による日焼けで文字が読みにくくなるうえ、持ち出しによる漏洩や紛失を防ぐためには人員的なセキュリティ対策が必要です。
文書電子化すればアクセスや閲覧権限を設定でき、どこからアクセスされたのか履歴確認が可能になります。
不正リスクへの対処が紙面のときよりも強固になり、バックアップをとっておけばそこから復元できるなど紛失の心配も少なくなるでしょう。

ESGの取り組みとして企業イメージが向上

企業の成長は、経営においてもESGに取り組んでいくことが大切であると考えられています。
社会問題だけでなく、電子化によるペーパーレス化は環境問題とも深く関係しています。
企業イメージ向上のためにも、積極的な取り組みが必要でしょう。

e-文書法と不動産管理の対応に特化したサービス4選

不動産取引には、不動産業界に特化した電子契約サービスを導入しましょう。
ここからは、おすすめの電子契約サービスを4つご案内します。
※公開されているオープンデータから情報を取得し執筆しております。

みんなの電子署名：株式会社ベクター

利用開始から1年間は、完全無料での利用が可能なのでお試し期間として利用し本契約できます。
電子署名の認証局にはグローバルサイン、時刻認証局としてセイコーソリューションズを採用しており、長期署名「PAdES」が添付されるので10年間有効です。
また、不正侵入の検知・防御・ブロックはもちろん、文書ファイルの暗号化複数サーバーへの保存と高水準のセキュリティです。
さらに電子インボイスの保存や電子データ交付にも利用できます。

PFU：株式会社PFU

電帳法に対応するためのツールを提供するクラウドサービスです。
幅広いニーズに対応しているので、計画や目的によって「クラウド活用」か「業務システムと連携した一元管理」から選べます。
PCにインストールするだけで、タイムスタンプや電帳法の要件を満たすための登録や検索など運用に必要な「ひな形・定型文書」が揃っており素早く対応可能です。
また、トータルサポートがあるので、迷った時にはプロがサポートします。

電子契約くん：イタンジ株式会社

不動産に特化した電子契約くんは、難しい操作の必要はなく簡単にオンラインで完結します。
申し込み時のデータを、そのまま情報として利用できるので業務効率がアップするでしょう。
顧客にとってもメリットは多く、契約内容がわかりやすく見やすいことから、安心して入居までの流れが掴めます。
また、付帯契約も幅広いので紙面を使わずにワンステップで契約を進められるうえ、契約前の確認事項もオンラインで伝えることが可能です。

＠knowledge：プロパティデータバンク株式会社

@knowledge（＠ナレッジ）は、ファイルサーバーとナレッジマネジメントを統合してクラウドで提供するまったく新しいサービスです。
さまざまなドキュメントを単一のクラウドに保管した上で付加価値の高いファイルを可視化し、情報の蓄積と共有を促進。従業員の能力向上や組織の高度な情報活用を実現します。
また、@propertyで作成した請求書データのPDF化、保管、送付までワンクリックで行うことができ、請求書の電子保管や送付対応における業務の効率化を促進します。

まとめ

不動産業界では「対面契約」が当たり前でしたが、時は流れ電子契約の活用が進んでいます。
便利なことは理解できても、すぐには電子化がえきないと悩んでいる会社もあるでしょう。
世の中は電子化へシフトチェンジしており、業務の効率化を考えても電子化にはメリットも大きいと言えるでしょう。
経営の合理化、企業の信頼性アップのためにも、電子契約システムの導入を含め早めに進めていくことをおすすめします。