不動産管理業務では請求書の管理や請求の消し込みが非常に重要な仕事です。
特に不動産を所有し、多くのテナントを抱えている不動産オーナーにとっては、「誰が入金したのか」「滞納している人は誰なのか」を把握して、入金や請求や督促の管理を行うことは非常に重要です。
不動産管理業務における請求書管理の消し込み方法と、請求書の消し込みを行う際の注意点や、不動産管理業務を効率化する方法について詳しく解説していきます。

請求書管理における消し込みとは

請求書管理における消し込みとは、売上が発生し、売掛金として計上されていたものを、売上を確認次第消していく作業です。
売上は現金が入金にならなくても「売掛金」として計上できます。
しかしいくら売掛金がたくさんあっても現金として入金されなければ自社の資金繰りは苦しいままです。
そのため「どの売掛金がいつ入金されたのか」という消し込み作業は非常に重要です。

また、消し込み作業をしっかりと行わないと、すでに入金になっている売掛先に対して督促を行ってしまい信用を失う可能性がありますし、入金できない売掛先に対して商品を販売してしまい会社の損失を拡大させてしまうリスクもあります。

不動産経営においても、入居者ごとに「家賃を支払ったかどうか」ということを管理しなければ、どの入居者が家賃を滞納しているのかを把握することができません。
また、不動産経営においては家賃だけでなく更新費、修繕費などの入金確認も行わなければなりません。
長期間、家賃を滞納している入居者に対しては退去を求めることなども検討しなければならないため、不動産経営においても消し込みは非常に重要です。

不動産管理業務の消し込みにおける4つの注意点

不動産管理業務には次の4つの点に注意しなければなりません。

● 時間がかかる
● 管理個数が増えていくと時間がかかる
● 督促や滞納管理も必要になる
● 新人や不慣れな人には作業が難しい

請求や入金管理には時間がかかるものですし、入居者が家賃を滞納した場合の対応も複雑です。
不動産管理業務における4つの注意点について、詳しく解説していきます。

時間がかかる

不動産管理における消し込みは非常に時間がかかるのが難点です。
管理しなければならないのは家賃だけでなく、修繕費や更新料などにも及びますし、入金された家賃が今月分なのか先月分なのかも、過去の入金状況とも照合しながら入居者1つ1つに対して行っていく必要があります。
また、家賃を振り込むのが一般個人の場合には次のようなミスが起こる可能性もあります。

● 振込人名の入力ミスにより誰が家賃を入金したのか分からない
● 同姓同名からの入金で誰が支払ったのか分からない
● 金額が間違っており何の費用か分からない

これらの確認のために膨大時間が必要になることも多いので、不動産管理業務における消し込みには時間がかかることがあります。
月末・月初など不動産の家賃の入金が重なるタイミングでは、通常の業務でもかなり繁忙になってしまうでしょう。

管理個数が増えていくと時間がかかる

所有する不動産が増えて、管理しなければならない物件が増えると、その分、入金管理の消し込みにも時間がかかってしまいます。
家賃管理は入居者ごとに行わなければならないので、物件数が増えれば入居者が増えて日常の管理業務は煩雑になります。

さらに、不動産は物件によって更新料や修繕費なども異なるので、物件が増えれば増えるほど、把握しておかなければならない項目も増えてしまいます。
不動産事業を拡大すればするほど、請求、入金、消し込みなどの管理業務は多忙になっていくでしょう。

督促や滞納管理も必要になる

不動産の請求書管理業務は、ただ入金を確認して消し込みを行えばよいわけではありません。
入居者の中には、家賃の支払いに遅れる人も必ず現れるので、そのような人に対して督促なども行わなければなりません。
特に個人相手の不動産賃貸業においては、入居者の中には必ず家賃を滞納する人が存在します。
家賃滞納者に対して督促状を請求したり、夜逃げをしていないか見にいったり、場合によっては法的措置をとることも不動産経営における請求書管理業務の1つです。

新人や不慣れな人には作業が難しい

請求書の管理業務は新人や不慣れな人には作業が難しいという点にも注意しなければなりません。
特に不動産の場合には「この人は1ヶ月遅れで家賃を支払っている」「この人は毎月のように家賃の支払いが遅れているから要注意」など、入居者ごとにどのような支払状況なのかを担当者が把握していれば効率的に管理できます。
そのため、不動産の請求書管理業務は属人的になりやすいのが難点です。
ベテランの経理担当者であれば、すぐに完了する消し込み作業が、新人の場合は数日かかるようなこともあるので、従業員の流動性の高い企業では効率的に管理を行うことが難しくなる可能性があります。

請求書管理消し込み業務における2つの課題

請求書管理の消し込み業務には、次の2つの根本的な課題を抱えています。

● ヒューマンエラーが発生しやすい
● 家賃の回収業務が面倒

請求書の管理業務にはヒューマンエラーがつきものですし、滞納している家賃の回収業務は非常に煩雑で嫌な仕事です。
請求書消し込み業務が根本的に抱えている2つの課題について、詳しく解説していきます。

ヒューマンエラーが発生しやすい

請求書の管理や消し込み業務は経理業務の中で最もヒューマンエラーが発生しやすい業務と言っても過言ではありません。
どの入居者がいつ入金して、未入金の入居者は誰かという消し込みの作業を担当者が一行間違えてしまうだけで、入金済みの入居者を「未入金」と判断して督促状を送ってしまうことになるためです。
このようなヒューマンエラーが起こると、会社の信用は失われてしまうので、ダブルチェック体制で確認するなどの対策が必要になります。
請求書の消し込み業務は不慣れな従業員に1人で管理させることはリスクが高いので、管理コストが高くなるという問題を抱えています。

家賃の回収業務が面倒

不動産の入居者の中には家賃滞納をする人が必ず存在するので、管理業務には滞納の回収も含まれます。
督促状を送付してすぐに滞納が回収されるのであれば、それほど大きな手間ではないかもしれません。
しかし、督促状でも滞納が解消されない場合には、物件へ実際に訪問して督促を行ったり、法的手段をとる必要があります。
特に物件へ訪問し回収するケースでは、入居者から怒鳴られたりするなどの嫌な思いをすることもあるので、従業員の負担も大きくなってしまいます。
管理業務には滞納者への対応も含まれ、これが従業員への負担が大きい業務となっている点も、不動産管理業務が抱える根本的な課題の1つだと言えるでしょう。

不動産の請求書管理や消し込みを効率化する方法

不動産の請求書管理は経理担当者にとって非常に困難な業務です。
しかし次のような方法で効率化することができます。

● エクセルを活用して自社で管理する
● 銀行にバーチャル口座を作成して入居者ごとに管理する
● 賃貸管理システムを活用する

自社でエクセルを活用して効率的に管理する方法の他、最近は銀行にバーチャル口座を開設する方法でも効率的な管理が可能になります。
また、外部の賃貸管理システムを活用することで請求書管理と消し込み業務は効率化できます。
請求書管理や消し込み業務を効率化する3つの方法をご紹介していきます。

エクセルを活用して自社で管理する

請求書管理や消し込み業務を効率的に行う最もオーソドックスな方法がエクセルを活用することです。
手書きでノートなどに入居者ごとに家賃の入金状況を記録するという方法よりも、エクセルを活用した方が効率的に管理できます。

特にエクセルでは計算式を入力することで、滞納判定を行うことができます。
関数を入力することで「合計請求賃料」と「入金額」を比較して次のような滞納判定を行うことができるので、どの入居者が滞納しているのかが一目瞭然です。

◯：満額入金
△：一部入金
×：滞納
※：過入金

入居者ごとの賃料収入や、物件ごとの実質的な利回りなども計算できるので経営分析にも活用できます。
「自社で効率的に消し込み作業を行いたい」という場合には、エクセルを活用した管理への切り替えを検討しましょう。

銀行にバーチャル口座を作成して入居者ごとに管理する

画期的な家賃管理方法として「銀行にバーチャル口座を作成する」という方法があります。
バーチャル口座とは事業者の口座に紐付けて、金融機関が割り当てる振込専用の口座番号です。

例えば、不動産を所有し、入居者が20人と賃貸契約している場合には、銀行に20人分のバーチャル口座を作成します。
バーチャル口座には「入居者A」などの契約先ごとの口座名義が与えられているので、その口座は特定の入居者が家賃を振り込む専用の口座番号となり、自社の口座には「入居者A」から入金があったことがすぐに分かるようになります。

これによって「誰が入金したのか分からない」という問題を簡単に解決することが可能です。
複数の契約者を抱え、毎月、通帳から「どの契約者が家賃を支払ったのか分かりにくい」との悩みを抱えている事業者の方はバーチャル口座の作成を検討してみましょう。

賃貸管理システムを活用する

エクセルよりもさらに効率的に請求書管理を行いたい方は、賃貸管理システムの導入を検討しましょう。
賃貸管理システムでは以下のような業務をシステムが行ってくれるので、管理業務の手間を大幅に軽減できます。

● 請求書の作成
● 入金状況の管理
● 入金された家賃の消し込み
● 滞納者の判定
● 督促状の作成
● 契約更新時期の通知

管理の手間を効率化したい場合には、専門システムの導入も検討してみましょう。

不動産の請求書管理を効率化するメリット

不動産の請求書管理を効率化することは、選択と集中ができるため、本業にも不動産業にとっても次のような良い影響を及ぼすことが期待できます。

● 業務効率化によって本業に集中できる
● 人的ミスがなくなる
● システム導入によって経営分析ができる

不動産の請求書管理を効率化する3つのメリットについて詳しく解説していきます。

業務効率化によって本業に集中できる

請求書管理や消し込み業務は、ミスが許されない仕事ですので、ダブルチェック体制を敷くなど、人手や時間をかけて正確に行う必要があります。
このような煩雑な業務を効率化できれば社内の人員を本業のコア事業などに集中できるので、業務の効率化に繋げることができるでしょう。

人的ミスがなくなる

請求書管理や消し込みにはヒューマンエラーがつきものです。
しかし管理業務をシステム化したり外部委託することによってヒューマンエラーを心配する必要はありません。
請求書管理におけるヒューマンエラーとは、「すでに支払った人に対して督促してしまう」など、会社の信頼を揺るがすような大きな深刻なものです。
管理業務を効率化・システム化することによって、会社の信頼を揺るがすような大きなエラーを未然に防ぐことができます。

システム導入によって経営分析ができる

システムを導入することによって、単なる家賃管理だけでなく、経営分析にも活用できます。
システムは物件ごとの利回りなどを自動で算出してくれるものも多いので、不動産の経営分析を容易に行うことが可能です。
集計されたデータから売却や修繕の計画を立てることもできるでしょう。
請求管理や消し込みだけでなく、経営分析ができるのも、システム導入や外注のメリットです。

まとめ

不動産経営においては、入居者を見つけることと同じかそれ以上に請求書管理と消し込みが非常に重要です。
いくら入居者が多くても家賃が期日通りに入金にならなければ不動産経営は成り立たないためです。

しかし、請求書管理や消し込み作業は時間のかかる大変な仕事であり、滞納者に対する回収業務に至っては従業員の負担がかなり大きくなってしまいます。
また、ヒューマンエラーもつきものです。
そのため、不動産経営において非常に重要かつ大変な仕事である請求書管理と消し込み業務をいかに効率的に行うかは大きな課題だと言えます。
エクセルやバーチャル口座を作成して自社で効率的に管理する方法もありますが、さらに効率的に行いたい場合にはシステム導入や外部委託なども検討しましょう。