【導入の経緯・目的】物件毎の収支管理を正確に把握したい

弊社の不動産事業が従来はグループ会社が入居するビルの管財業務を中心としておりましたが、積極的に物件を取得して投資する業務にシフトチェンジすることになり、物件毎の収支を正確に把握する必要性が生じたことが導入の目的でした。

弊社の既存システムは30年前にスクラッチ開発したもので物件毎に収支を管理する機能が無かったので、新システムの導入を検討することになりました。新システムを導入するにあたって、スクラッチ開発は導入までに時間を要することや必要な機能に漏れが生じる可能性があり、また法改正の都度アップデートの費用と労力がかかるので、パッケージ開発のシステムを導入することにしました。複数のシステムを比較検討した結果、@propertyが物件毎の収支を分かりやすく正確に管理できると判断し導入に至りました。

【導入前の課題】Ｅxcelでの俗人的な管理と膨大な作業時間

従来は物件数が少なく自社ビルの管理が主な業務でしたので、システムに物件毎という概念が無く、テナント単位で請求書を発行し経理に売上を連携する機能しか備わっていませんでした。

そのため、収支管理はExcelで管理しており作業時間がかかるうえ属人的になることや正確性に欠けることが問題になっていました。

また、同じ情報でもExcelや紙など多数の資料が存在し、その管理と検索に手間がかるため、物件や契約の情報を一元管理することも課題でした。

【導入経緯】オーナー向け機能が備わったシステムであることが決め手に

数あるシステムの中でオーナー向けの機能が備わったシステムであることが決め手になりました。つまり、物件の取得時から運用・売却に至るまでの情報が管理できる機能です。また、導入目的である物件ごとの収支を管理する機能がPLや総合収支管理などにあり、請求入金など日々の業務から自動反映するので効率よく正確に収支を管理できる点も決め手になりました。

各種の帳票がExcelやCSVファイルで出力できることも重視した点です。

【導入にあたって】将来を見据えた業務フローの見直しとマニュアル作成

従来のシステムと@propertyとでは機能や仕様が全く異なるので、物件および契約情報の管理や請求書発行・入金消込など現行の業務の課題解決や将来の業務拡大を見据えてどのように@propertyを運用するのかを考えることに苦労しました。
@propertyの運用方法を固めるために、関係書類をくまなく確認して関係者にヒアリングを行い、業務フローを見直しながらトライ＆エラーで試験的運用を繰り返し、マニュアルに落とし込むことで徐々に社内に浸透していきました。

経理システムと会計連携する段階では、経理システムの仕様を一部改修することで従来の複雑な仕訳を簡素化し、かつ@propertyの機能も制限せず利用できるよう工夫しました。

【導入後の効果】物件の収支管理がボタン一つで出力可能

物件の収支を把握することが容易にできるようになりました。Excelで何時間もかかる作業が@properyのPLや総合収支管理に自動反映するため、出力だけのわずか数分の作業で済むので大幅に時間短縮できました。出力した帳票で社内会議の資料なども簡単に作成できるようになり、業務の効率化に役立っています。

また情報を一元管理できるので契約情報や入居率などを調べる手間が大幅に減りました。システムに登録することで情報が整理されるので、複雑な契約関係なども従来であれば経験豊富な者しか分からなかったことが誰でも分かるようになりました。

@propertyはクラウドシステムなので在宅勤務や外出中でも業務がスムーズに行えます。

【今後の展望】ＡＭ業務への事業展開に活用

工事の進捗管理やリーシングの管理の機能も使って業務の共有と効率化を図りたいです。

また、弊社はAM業にも事業展開していきたいのでAM周りの機能も使えたらと思います。