【導入前の課題】データの一元管理とはほど遠い業務体制

2019年に設立されたファシリティマネジメント部では、統一されていない情報共有フォーマットや業務の属人化など、不動産の管理業務に大きな課題を抱えていました。

「それまで不動産の管理運用は、紙面もしくはExcelシートで行っていました。担当者ごとにフォーマットも異なっており、属人化していました。過去のデータも担当者がそれぞれ個別に持っている状態で、一元管理や一覧性の高いデータ管理とはほど遠い状況だったんです」（横田氏）

【導入経緯】手間やコストを重視して@propertyを採用

そこでファシリティマネジメント部では不動産を戦略的に捉え、最適な管理・運用を実現すべく、管理方法を抜本的に見直してシステム導入の検討をスタート。導入期間やコスト、システムの柔軟性などの複数の観点から検討した結果、2021年に@propertyの導入にいたりました。

「システムの導入にあたって特に注目したのは手間やコスト、柔軟性です。これらの観点から導入時のハードルが低いシステムが好ましいと考えました。他のERPシステムなども比較検討しましたが、@propertyはスモールスタートが可能で、また関係者からの紹介があったことも大きな決め手になりました」（横田氏）。

【導入後の効果】集約作業の工数が半分以下に。テレワークも後押し

横田氏によると、導入後は物件の管理業務が大きく効率化。管理項目を自由に追加でき、契約状況や物件グループなど複数の条件をかけ合わせて出力するポートフォリオ機能を活用することで、それまで2時間以上かかっていたデータの集約業務が、1時間以内で済むようになったといいます。

「集約作業がとても楽になりました。データからリース契約の内容や賃借料、広さなどから効率性を把握することで、契約継続などを判断する材料にしています。また、年間計画や不動産運用戦略の策定、将来的な予測も効率的に行えるようになりました。ファシリティマネジメントにおける@propertyの役割は大きいと感じています」（横田氏）。

さらに@propertyは、部門の働き方を変えるきっかけにも。データをクラウド上に保管できるためテレワークが可能となり、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の導入や、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワーク導入の後押しとなりました。

「権限があれば誰でもデータを見られる状態になったことで情報共有が進み、データ自体の透明性も高まりました」（横田氏）。

【今後の展望】サステナブルなオフィス運用への取り組みにも活用

認定ファシリティマネジャーの資格も持つ横田氏は、不動産の利活用においてデータへのアクセスが特に重要だと指摘します。

「常にデータを見られる環境は、不動産の利活用を意識するきっかけになります。戦略の策定からアイデアの創出まで、あらゆる業務の起点にはデータがあり、その集約と可視化は基本的な取り組みです。@propertyを導入したことで、その重要性をあらためて感じるようになりました」（横田氏）。

ファシリティマネジメント部では、不動産運用の効率化に向けた新たな取り組みに着手しています。

「今後、関係部門や子会社はもちろん、海外の不動産管理業務にも@propertyの導入を進めたいですね。そうしたなかで一元化できたデータをどう今後活用するかが重要だと思います。また、サスティナビリティの観点からオフィスの効率化だけでなく、オフィスの運用にも注目しています。特にエネルギーは重要な要素で、使用電力量の削減に向けた検討も@propertyのデータを活用しながら取り組んでいきます」（横田氏）。