企業の経営に関わるものを管理して、経営戦略に活用するファシリティマネジメントが注目されています。
利用環境を維持するだけではなく、管理を徹底すればコストの削減や業務に対する姿勢が変わるでしょう。
そこで本記事では、ファシリティマネジメントとはなにかを詳しく解説します。
ファシリティを最適な状態で経営するために、3つのレベルや得られる効果も合わせて確認してください。

ファシリティマネジメントとは

ファシリティマネジメントが普及したのは、1980年代から1990年代に起こったバブル経済と深い関わりがあります。
ファシリティマネジメントの基礎知識を把握して、定義や背景を見ていきましょう。

概要

ファシリティマネジメントとは「企業・団体等が組織活動のために、施設とその環境を総合的に企画、管理、活用する経営活動」を担います。
マネジメント（management）は「組織を管理する」ことであり、ファシリティ（acility）は「施設」「設備」などが挙げられます。
しかし、ビジネスにおいてファシリティの範囲は広く、企業の経営に関わる施設の空間や利用環境も対象です。

定義

ファシリティマネジメントは公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会（JFMA）が、2018年1月に発行した『公式ガイドファシリティマネジメント』で定義付けしました。
『公式ガイドファシリティマネジメント』は、認定ファシリティマネジャー資格試験の必須参考書にも活用されています。
事業を支える経営基盤であり、維持と保全を目的とした施設管理とは異なる定義です。

背景

ファシリティマネジメントの考え方が浸透したのは、バブル経済後です。
それまでは「スクラップ＆ビルド」といった、建物を建てては壊すのを繰り返していました。
理由は経済が成長したことにより、建物を建てる資金調達が容易だったからです。
しかし、バブル崩壊後は資金調達が困難になり、できるだけコストを抑える考え方が浸透しました。
そこで将来を見据えて最適な経営活動をするために、現在ではファシリティマネジメントに注目が集まっています。

ファシリティマネジメントの3つのレベル

公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会では、ファシリティマネジメントを3つのレベルにわけています。
事業体が置かれていれば、すぐに対応できる経営活動です。

経営レベル

経営レベルは、全ファシリティを統括する経営活動です。
ファシリティマネジメントの戦略や計画を練るレベルであり、今後の方針を決める重要な役割を担います。
何をすべきかの計画を立てたら、他のレベルも活動しやすいです。
施設や環境をどのように企画、管理、活用するのかを見極める力が必要になります。

管理レベル

管理レベルは、ファシリティを最適な状態にするために改善を図る経営活動です。
コストや業者の選定、納期など、経営レベルが決めた内容を実行できるように管理します。
特に効率化に直結する業務を行えば、業績が向上して事業の成長に役立つでしょう。
状況によって管理レベルにしか分からない課題が出てくるため、ボトムアップの管理方式が必要になる場合があります。

日常業務レベル

日常業務レベルは、運営維持を最適にするための経営活動です。
経営レベルと管理レベルで決めた方針に従い、合理化、計画化、定量化を目指します。
具体的には清掃や保全、修繕などをして取りかかる役割です。
ピラミッド構造の土台に位置するレベルであり、経営活動には欠かせないレベルと言えるでしょう。

ファシリティマネジメントの標準業務であるPDCAサイクル

ファシリティマネジメントを運用することで、PDCAサイクルが循環して徐々に改善します。
具体的にどのようなPDCAサイクルを回せばいいのか、1つずつ確認していきましょう。
最適なPDCAサイクルを理解すれば、経営戦略通りの結果を得られます。

Plan：戦略・計画

経営戦略通りの結果を実現するために、ファシリティマネジメントの戦略・計画を考える必要があります。
施設の空間や利用環境の中で何を改善すべきなのかを考えて、ファシリティの利用者が快適に利用できるのが理想です。
現状の課題を把握するのが重要なので、システムで情報を収集して分析をしましょう。

Do：プロジェクト管理・運営維持

Planで練った戦略・計画をもとに、プロジェクト管理・運営維持を行います。
例えば経営において施設が使いにくい場合は、移転やリニューアルが必要になるでしょう。
また、効率よく実行に移せるように、計画内容を進行を考えつつ管理していきます。

Check：評価

実行したプロジェクトを評価して、どれくらい達成したのかをチェックします。
期待以上の成果が出ている場合もあれば、中々経営の改善に至らなかった成果も出てくるでしょう。
成果が出たものに対しては、顧客や従業員、ファシリティ利用者に快適な施設を提供できたことになります。

Act：改善

Checkで上がった改善点を元に、どのような対策をすれば実現できるのかを検討します。
経営戦略を再び練り直して、Planに移るための情報を整理すると効果が期待できるでしょう。
ただし、ファシリティマネジメントは数年単位で計画を練るので、成果が出るまで時間がかかります。
Planの段階で課題を明記して、解決できたかどうかを確認するようにしてください。

ファシリティマネジメントの効果

ファシリティの効果を得るためには、最適で低コストな計画を立てるのが重要です。
最適化を図ると、どのような効果が得られるのか、詳しく見ていきましょう。

コストを削減できる

ファシリティマネジメントを導入すると、将来的に多くのコストを削減できます。
現状の課題で非効率な設備や機器があっても、余分な人員を削減すればリソースの確保に余裕が生まれるでしょう。
特にシステム導入で最低限の従業員を確保すれば、小さなオフィスでもスペースができて有効的に活用できます。
始めにシステムを導入するコストがかかりますが、活用に慣れた数年後には施設や利用環境の最適化が図れるのが魅力的です。

業務が効率化して生産性が上がる

ファシリティマネジメントの導入で利用環境が整えば、業務が効率化して生産性が上がります。
快適に運用できると従業員の満足度が高まり、業務に集中できるでしょう。
例えば施設設備が今よりもさらに快適になると、労働環境が大きく変わって従業員が会社に貢献する意識が高まります。
会社に貢献すれば、結果的に利益の向上につながって事業の成長に役立つでしょう。

従業員の就業スタイルが改善される

ファシリティマネジメントの導入は施設の空間や利用環境だけではなく、従業員の就業スタイルも改善されます。
例えば仕切りがなくてデスクとパソコンが並べられた環境を改善して、個別に活用できる小さな空間を用意したとしましょう。
そうすれば少人数の打ち合わせや来客の対応、大事な話を聞くときの電話などに使えます。
状況に合わせて従業員が柔軟に対応することで、事業の足を引っ張るリスクが低いです。

CSRが普及して企業イメージが向上する

CSR（Corporate Social Responsibility）とは、企業の社会的責任です。
ファシリティマネジメントの導入によりCSRが普及すると、社会や環境に良い影響を与えます。
例えば最新のモデルを運用することで顧客から信頼を得たり、脱炭素化の仕組みを取り入れて注目が集まったりして得られる効果が大きいです。
無責任な企業のイメージが付かず、むしろ企業イメージが向上して利益に貢献できます。

資産価値の維持・向上につながる

ファシリティマネジメントは施設・設備を適切に管理・運営することで、資産価値の維持・向上につながります。
施設・設備は資産価値が減少するものであり、いかに経年劣化の対策をするかがポイントです。
定期的にメンテナンスや改築をすれば、安心して長く活用できます。
レイアウトを変更して空きスペースを有効に活用すると、今までの施設・設備にはない新たな価値が生まれて収益化につながりやすいです。

ファシリティマネジメントで不動産管理する活用例

ファシリティマネジメントを不動産管理に活用すると、多くの効果を得られます。
どのような活用例があって何を行えば効果を最大限に発揮できるのか、詳しく見ていきましょう。

定期的なメンテナンス

施設・設備の維持をするために、定期的なメンテナンスが欠かせません。
建物が劣化して放置してしまうと、資産価値が低下が低下したり、故障や破損で業務に支障が出るからです。
メンテナンスには費用がかかってしまいますが、大規模な修理をするリスクが低くなります。
資産の種類によりますが、メンテナンスの期間は最低でも半年に1回の頻度で行うと良いでしょう。

低コストで省エネ化

今まで使用してきた物資ではなく、省エネ性能の高い物資を利用すれば不動産管理の負担が軽減できるでしょう。
例えば断熱tや防湿効果の高い素材を使用すれば、暖房・冷房機器の稼働を抑えられます。
また、光熱費や燃料費など、CSRの役割を果たすと社会貢献につながって企業イメージが向上しやすいです。

リスクに対する被害対策

資産を損失するリスクを避けるために、ファシリティマネジメントの導入はおすすめです。
施設の防災やセキュリティの強化をすることで、企業の大きなダメージを未然に防げます。
さらに施設の安全性が高まることで、働いている従業員の安全性を確保できるのも重要な要素です。
カメラの設置や入退室の管理、コンピュータからの不正なアクセスを防ぐなどの盗難対策もシステムで完結します。

働きやすい環境づくり

従業員の働きやすい環境づくりのために、オフィスを移転したりレイアウトを変更したりするでしょう。
例えば社内で連携を取るときに、拠点が遠いと業務が非効率です。
コミュニケーションがすぐに取れるように、頻繁に連携を取る拠点は1つに統括した方が時間がかかりません。
ワークプレイスを管理して働きやすい環境づくりをすると、従業員の働くことに対する満足度が上がるでしょう。

まとめ

ファシリティマネジメントの導入により、施設の価値やコストの抑制、従業員の働きやすい環境を確保できます。
スクラップ＆ビルドが普及していた時代と異なり、資金調達が難しい状況でも最適な経営が可能です。
経営で課題が見つかって解決に困ったら、ファシリティマネジメントの導入を検討をしてみてください。