働き方改革の浸透により、ワークプレイスの最適化を図る企業が増えてきました。
ワークプレイスの最適化を行うことで従業員に働きやすい環境を構築できることがメリットです。
経営者側としても生産性の向上やコスト削減にもつながり、最適な経営に貢献するでしょう。
着手するための判断が難しい企業にとっては、システムを活用する事により情報を一元管理することで数値やデータをもとに判断することも可能になります。
本記事では、ワークプレイス最適化をするメリットや情報管理について解説します。

ワークプレイスの最適化とは？

ワークプレイスの最適化とは、従業員の働きやすい環境を整えて、生産性を向上させることを目的とした取り組みです。
オフィスや従業員のニーズは企業によって異なるため、一概にワークプレイスの最適化と言えど、内容は様々です。例えば、オフィスの改善や制度の見直しなど、適切な判断のためには柔軟な対応が求められます。
検討する内容に困った場合は、働き方に関する数値やデータを収集し、一元的に管理することにより判断がしやすくなります。
従業員のオフィスニーズの把握のためのWEBアンケート実施や、工数やリソース管理するため管理ツールの導入などはおすすめですね。
また、オフィス内の利用スペースやエネルギーコストの把握をすることにより、効果的なワークプレイスの最適化に一歩近づくことができます。

ワークプレイスの最適化のメリット

ワークプレイスの最適化を実施は、働く環境が整い、業務の効率化や無駄なコストの削減に繋がります。
具体的にはどのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

働き方改革の推進に繋がる

働き方改革の影響と新型コロナ感染症の拡大に伴い、在宅勤務や時差出勤などを実施する企業が増えました。
これらの出勤形態の多様化を機にワークプレイスの最適化を実施することにより、更に効率的な働き方改革の推進につなげることができます。
例として、在宅勤務の増加に伴い固定席を廃止し、フリーアドレスを導入することなどが挙げられます。フリーアドレスの導入は、オフィスの無駄なスペースの削減に繋がります。
参考：総務省「テレワークの実施状況」

従業員満足度の向上や業務の効率化に繋がる

ワークプレイスの最適化は、従業員同士の円滑なコミュニケーションに繋がります。
面積や場所などを考慮し、近い距離ですぐに連携しやすいオフィスにすれば、意思疎通がスムーズになるからです。
また、アイデアを出し合うアイデアスペースや、休憩が取れる仮眠スペースといった、目的別のスペースを導入するのも良いでしょう。
働きやすい環境を整えることで、従業員満足度の向上や業務の効率化に繋がります。

デジタル化により無駄を削減できる

ワークプレイスをデジタル化すること、つまりデジタルワークプレイスとは、いわゆる仕事空間のデジタル化を指します。WEB会議ツールが代表的な例で、業務プロセスの効率化に繋がります。
例えば画面共有の機能を使って資料を共有することにより、参加者の理解度を確認しながら内容を説明できるようになるでしょう。
画面録画機能を使えば聞き漏れを防ぐことができ、認識のすれ違いも防止できます。
資料を説明した相手に何度も確認することが不要になり、業務プロセスの進行を妨げが減ります。
WEB会議ツールだけではなく、タスク管理やファイルの共有などの業務もデジタルで完結可能です。

優秀な人材採用ができる

ワークプレイスの最適化をして働きやすい環境を整えておけば、企業のアピールポイントになります。
就職活動のために面接へ来た人に「この環境で働いてみたい」と思ってもらえれば、入社希望者が増え優秀な人材採用にも繋がることでしょう。
社内見学を通じ、ワークプレイスの最適化に努めていることをアピールするのがポイントです。
働きやすいワークプレイスを実現することで、企業の魅力をアピールでき、採用活動の追い風となってくれます。

ワークプレイスの最適化のための情報管理

ワークプレイスの最適化のためには、情報の管理と分析が必要不可欠となります。
ここで言う情報とは、オフィス面積やフロアの利用状態、エネルギー情報、従業員からの意見など様々あります。
これらの情報を考慮した上で実施しなければ、効果的なワーププレイスの最適化は実現できません。
そのために、管理システム等を導入し、蓄積された膨大なデータを整理していきましょう。優先順位を決めた上で、ワークプレイスの最適化を実施することが可能です。

ワークプレイスの最適化のための情報管理について見ていきましょう。

情報収集・分析をして現状を正確に把握する

面積や立地、設備などの情報を集約した後の分析により、現状の正確な把握が可能になります。
情報収集も分析もしていなければ、何のためにワークプレイスの最適化を図るのかが明確になりません。
把握した現状として課題と解決方法の認識が、オフィスニーズを満たすために必要となります。
例として、緊急性が高いオフィスニーズであれば、いつまでにワークプレイスの最適化をするのかを決めることが優先されます。面積と設備の場所に不都合があればどこを最適化するのか、どのように実行していくのか、目的を明確にしましょう。

コスト管理をする

コストの情報管理をすることにより、現状のオフィスで発生しているコストを的確に把握することができます。無駄なコストと判断した場合、不要な場所を除いて必要な場所に充当するなどの対策が可能です。
例えば、業務スペースや会議室などの広い利用スペースに、利用人数が少なかったとしましょう。そこでワークプレイスの最適化のための情報管理をすれば、利用人数に合わせた利用スペースを提案できます。
広い会議室を使って、無駄に空調や照明を浪費するような無駄を省けるというわけです。
結果として経費削減に繋がり、効率的な業務の遂行が可能となります。

従業員ニーズの把握

多数の部署がある企業でも、アンケート集計をして分析することは経営においての良質な判断材料になります。
資料の受け渡しや、直接的な連携が多い部署同士が位置的に離れている場合、移動の無駄な時間が発生してしまいます。
従業員が業務を円滑に遂行する上では従業員ニーズを把握し、ワークプレイスの最適化を実行しなければなりません。また、オフィスの移転時は現状のオフィスの課題点を洗い出すことも大事なポイントです。移転先で課題点を解決できるか、オフィスのニーズをしっかりと見極めましょう。

ワークプレイスの最適化の企業事例

企業の成長に合わせたワークプレイスの最適化を実施している企業は多く見られます。
従業員にとって働きやすい環境が整い、オフィスニーズを満たした空間で効率の高い業務が可能になります。
ここでは、ワークプレイスの最適化を実施した企業事例を紹介するので、参考にしてみてください。

アクセンチュア株式会社

アクセンチュア株式会社は、世界中に約73万以上の社員数と、120ヶ国以上に1万社近くのクライアント数を持つ大企業です。
そのため、ワークプレイスの最適化において、マイクロソフトソリューションを活用したデジタルワークを活用しています。
国内外の拠点ごとに必要なワークプレイスの構築を迅速に行い、従業員が柔軟に働ける環境づくりをしています。組織の意思決定と行動の遅れは事業の継続を妨げるため、適切な経営判断をソリューションで解決することを意図としています。
参考：アクセンチュア株式会社「エラスティック・デジタル・ワークプレイスによる不確実な時代のビジネス生産性」

ポルシェインフォマティク社

ポルシェインフォマティク社は、ポルシェ・ホールディングスザルツブルクの小会社です。
「デジタルワークプレイス」という部門が設立されたことにより、従業員が働きやすい環境が整うようになりました。
ワークプレイスの最適化のためにデジタルテクノロジーを駆使して、優先順位が高いニーズから実装しています。
それによって、従業員の作業効率が上がり、タスクに費やす時間を短縮できる仕組みです。
リモートワークでも快適に仕事ができるよう、クラウド経由でリアルタイムのドキュメント共有が可能です。
海外企業とのコラボレーションをする際には、バーチャルミーティングと強固なセキュリティ対策が、効率の高い業務を実現します。
参考：ポルシェジャパン「What's it like to drive the digital workplace at Porsche as Product Owner Collaboration」

JR東日本とKDDI

JR東日本とKDDIの2社が協力して「空間自在ワークプレイスサービス」の提供を行いました。
「空間自在ワークプレイスサービス」とは、別の拠点にいるメンバーの顔が4K相当の画面に移り、コミュニケーションが取れるシステムです。
表情や反応を見られるため、離れていてもまるで近くにいるかのような感覚を味わえます。
それでいて、WEB会議ツールのような堅苦しさはありません。
大画面・高画質映像・高音質マイクの準備が整うことで、音や映像の遅延も軽減されます。
実際にWEB会議システムと比較すると、会話量が48％アップした実証を得られました。
参考：JR東日本「空間自在ワークプレイスサービス」
参考：KDDI『離れた場所にいても同じ空間にいるように仕事ができる「空間自在ワークプレイス」の実証実験を開始』

まとめ

ワークプレイスの最適化は、従業員への最適な労働環境や効率性、生産性を提供することに繋がります。
情報管理をしておくことにより、優先順位が高いニーズから着手でき、効率的なワークプレイスの最適化が可能です。
働き方改革や従業員ニーズの変化、社会の変化などを考慮すると、ワークプレイスの最適化は欠かせない要素の一つです。
これを機にワークプレイス最適化の本格導入を考えてみてはいかがでしょうか。