不動産業界のおもな課題として、人手不足や長時間労働が挙げられます。これらの課題を解決させるために働き方改革を実現させたい企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、不動産業界における働き方改革の概要や、働き方改革によって解決できる課題についてを詳しく解説しています。
記事の後半では働き方改革を実施する上で注意することも解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。

不動産の働き方改革とは？

働き方改革について簡潔にまとめると、働く人それぞれが柔軟に働き方を選択できる環境づくりを推進させることをいいます。
不動産業界にフォーカスさせると無駄に多くなりがちな書類作成や、IT化の遅れによる効率の悪い作業方法は、現状大きな課題といえます。
その他にもさまざまな課題がありますが、労働時間が長くなりやすい不動産業界では労働時間削減に向けた働き方改革が求められるでしょう。

働き方改革の概要

上記でも解説している通り、働く人それぞれの柔軟な働き方を目指せる環境づくりが働き方改革の概要といえます。
2019年4月1日から働き方改革の関連法案が施工されてきていますが、課題を抱える企業が多くあるのが現状です。
働き方改革のおもな目的としては、労働生産性を向上させて、労働時間を短縮させることにあります。
現状無駄と言える作業は存在しないか、ITツールの導入でもっと効率化を図れないか、各企業が働き方改革に向けた課題を発見することがまず求められます。

働き方改革が始まった背景

働き方改革が始まった背景として挙げられるおもな理由は、労働人口の減少です。現在日本では急速に少子高齢化が進んでいます。
労働効率は今のままで、働く人口が減ると企業はみるみる衰退していってしまうでしょう。そうした課題を解決させるために、働き方改革が始まりました。
各企業には、労働力を確保するための活動を実施することが求められています。

働き方改革の現状

不動産業界の働き方改革は他業種と比較して遅れている傾向にあります。そのおもな理由は、そもそも働き方改革について考えていない企業が多くあることです。
テレワークの導入や、書類の電子化など、IT化が遅れている企業も多くあります。
主要な取引先の企業がITを導入しないことで、自社でもIT化を進められないといった課題もあるでしょう。
このような現状を打破するには、不動産業界全体で働き方改革に向けた行動を起こしていくことが必要です。

不動産業界で働き方改革をするための課題

ここからは不動産業界で働き方改革を実施していく中での課題について解説していきます。
おもな課題として挙げられることは、IT化の遅れです。
書類でのやり取りや人力のみによる労働は生産性が下がりやすいと考えられます。このような課題を抱えている方は参考にしてみてください。

紙が多くてデータとの連携が遅い

不動産業界では、重要事項説明書や売買契約書など取り扱う書類が多くあります。
企業や個人と取引をおこなうときには各書類のコピーも必要となるでしょう。そうすると、おのずと紙が多くなります。
Excel上にデータを打ち込むとなると、多くの紙から該当のデータを探し出して打ち込むといった効率の悪い業務も発生しかねません。
ITツールの導入にはある程度の費用がかかりますが、書類の必要がなくなれば空いた保管スペースの活用や、削減した労働時間を別の業務に充てることができます。

人力で手続きにハンコを使うため生産性が低い

IT化が進んでいる諸外国では、手続きのために人力でハンコを使うことは生産性が低いこととして捉えられています。
たしかにハンコは日本独自の文化として定着していますが、働き方改革の課題解決において書類のデータ化やハンコの電子化は必須といえるでしょう。

不動産業界で働き方改革の課題を解決してできること

ここからは不動産業界の働き方改革によってできることを詳しく解説していきます。
ペーパーレス化や書類作成における費用の削減、データ管理におけるセキュリティの強化などあらゆるメリットがありますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

ペーパーレス化になってコストが抑えられる

ペーパーレス化が進めば紙の購入費や印刷費用、保管するスペースの家賃コストが抑えられます。
また、書類による情報の保管は紛失や盗難のリスクをともないます。電子上で保管すればこれらのリスクも抑えられることも大きなメリットとなるでしょう。
下記で各メリットについて細かく解説していきます。

印刷コストを減らせる

印刷コストとは、用紙代やインク代だけではありません。プリンタにかかる費用や用紙などの運送費、必要なくなった書類の廃棄費用などあらゆるコストがかかります。
ペーパーレス化が進めばこのような印刷にかかる費用の削減に期待できます。年間で計算すると、大きな費用削減となるのではないでしょうか。

書類の保管スペースが不要になる

書類を保管するための社内スペースや倉庫にもコストがかかっています。書類を保管するスペースが不要になれば家賃コストを抑えられることはもちろん、空いたスペースの有効活用もおこなえます。
さらに細かくいうと、書類をまとめるためのファイルや棚などにかかるコストも削減可能です。

目的の書類をすぐに探せる

必要な書類を探すための時間を削減できれば、労働時間も削減できます。
特に多くの書類を取り扱っている企業では、いざというときに必要な書類を探すために時間がかかるといった課題もあるのではないでしょうか。
書類を電子化させ、ジャンルやカテゴリごとにまとめておけば必要なときに目的の書類をすぐに探し出せます。

紛失するリスクを軽減できる

書類で情報を保管していると、紛失や盗難、万が一の災害や火災時にデータを失うリスクが発生します。
電子データにて情報を保管しておくことで、上記のような情報を失うリスクを削減可能です。
企業側としては、万が一に備えておくことも十分に求められることといえるでしょう。

セキュリティ対策が強化される

紙を媒体としている情報を電子データ化させることで、セキュリティ対策の強化に繋がります。
書類のほうがセキュリティが安心と思う方も多いかもしれません。しかし書類で情報を保管していると、盗難や社外へ持ち出した際の置き忘れなどあらゆるリスクが想定されます。
もちろん電子データで保管するときも、保管先のクラウドが信頼できるものかどうかは見極める必要がありますので注意しましょう。

ハンコが不要になる

ハンコは日本の文化として深く浸透しています。しかし仕事の効率面を加味するとどうでしょうか。ハンコが不要になることで作業効率の向上を図れます。
では、ハンコが不要になるとどのように作業効率が向上するのか、下記で詳しく解説していきます。

取引の時間が効率的になって短くなる

不動産取引をオンライン上でおこなえるようになると、取引にかかる時間の短縮に繋がりやすいです。
不動産取引は関わる企業や人間が多くなりやすく、複雑であるといえます。ハンコを押してもらうために他社や個人の客あてまで出向くだけでもかなりの時間と労力を費やします。
ハンコの押印や、取引をオンラインで完結させることは働き方改革の実現に直結するといえるでしょう。

ハンコを押すための出社が不要になる

ハンコを押すために出社する日があるという方もいるのではないでしょうか。ハンコを電子化させることで、無駄な出勤日を不要にさせることが可能です。
宅建業法が改正されたことで、売買契約などのときに交付する書面へ押印する必要がなくなりました。
相手方に電子書面を交付することを承諾してもらうなど、一定の条件を満たす必要がありますが、法改正によって今後も電子化の動きは加速することが見込まれます。
記載内容が改変されていないか確認するために、タイムスタンプなどを導入することも必須条件です。
検討中の方は各種条件を確認しておくことがおすすめです。

不動産業界で働き方改革の課題を解決するときの注意点

ここからは不動産業界で働き方改革を実施していく上で、注意するべき点について詳しく解説していきます。
ITを導入するにはある程度の費用が必要であること、システム障害などの影響を受けやすいことなどのデメリットもありますので、ぜひ参考にして下さい。

導入にコストがかかる

ITの導入によってあらゆるものや情報を電子化させるためには一定のコストがかかります。
例えばペーパーレス化を進めるためには電子データを閲覧するためのPCやタブレット、電子データを保管するクラウドなどを導入するための費用が発生します。
ペーパーレス化によって削減できるコストとよく比較して検討することがおすすめです。

ネットワークやサービスに障害が起こるとアクセスできなくなる

ネットワークやクラウドなどのサービスに障害が発生すると、保管しているデータなどの情報を閲覧できなくなるリスクがあります。
情報を閲覧するための電子機器などにも障害が発生するリスクがあることは考慮しておくべきでしょう。
信頼できるサービスを利用することや、予備の電子機器などをあらかじめ用意しておくことで、これらのリスクを低減させられます。

デジタル化のシステムを活用できる人材を確保する必要がある

システムをデジタル化した場合でも、そのシステムを使いこなせる人材を確保できなければ導入費の無駄遣いになりかねません。
ITに強い人材や、ITに関する知識を深めることに積極的である人材が各企業に求められます。
デジタル化システムを扱える人材は少ない傾向にあることを考慮して、IT導入を検討するべきです。

まとめ

不動産業界の働き方改革にはさまざまなメリット・デメリットが存在します。
各企業は漠然と働き方改革に向けた行動を起こすのではなく、数字に裏付けられた根拠をもとに行動するべきでしょう。
IT導入においては、メリットだけでなく側面にあるデメリットについても考慮して検討することが求められます。