用地管理とは、土地や不動産における用地情報を管理することを指します。
土地や不動産には、面積や間取り等の基本情報から周辺の地域情報、法令、契約内容などの様々な情報が紐付かれるというのも特徴です。
また、地図情報や図面などの文字だけではない情報や、登記書類や契約書などの書類媒体の管理も必要になります。
効率的に用地情報の管理を行うことで、不動産分析や改修工事の計画等がスムーズなり、資産価値向上にもつながります。
情報が散逸したままの状態は好ましくありません。情報をまとめるだけでも無駄なコストや工数が発生してしまうからです。

本記事では用地管理の　具体的な項目やメリットを解説します。用地管理を人為的に行う場合に抱える課題、効率的な用地管理システムについても紹介しますので参考にしてみてください。

用地管理における管理項目について

冒頭でも説明をしましたが、用地管理では様々な情報の管理が必要になります。
実際に管理するべき情報の一部を紹介しますので、確認していきましょう。

土地/建物の基本情報

土地や建物の基本情報は外部業者へ管理や工事の依頼をする際、収益不動産の場合にはテナントとの契約時等でも使用されるものになります。具体的な項目は以下の通りです。
・建物名称　　　　・所在地
・敷地面積　　　　・建築面積
・竣工年月　　　　・建設確認申請日
・階数　　　　　　・構造
・耐震設計　　　　・設備情報

地域や周辺情報

用地管理では建物の基本情報だけではなく、地域や建物周辺の情報も管理する必要があります。駅までの距離などは建物の資産価値の評価にも直結する要素になるため重要な項目の一つになります。具体的な項目は以下の通りです。
・最寄り駅　　　　・駅までの距離
・接道情報　　　　・都市計画に基づく制限
・地質/地盤　　　　・地勢

法令情報

土地や建物に関連する法令情報も管理時に注意するべき情報になります。
建物の工事や使用用途の変更、売買時において法令を把握せずに実施してしまい、後から違反となる場合も考えられます。建物、土地に関連する法令は以下の通りです。
・建築基準法　　　　・消防法
・土地区画整理法　　・都市緑地法
・道路法　　　　　　・景観法
・耐震改修促進法　　・沿道整備法

不動産毎の用地管理を行うメリット

用地管理をすると、不動産運営における判断の効率化や資産価値の最大化を図れるメリットがあります。しかし、所有する不動産の種類によって用地管理におけるメリットは異なります。
所有不動産毎に用地管理を実施するメリットを見ていきましょう。

自社オフィスの場合

設備情報や過去の工事情報等からメンテナンス契約や改善計画を策定することにより、施設の長寿命化や無駄なコストの削減に役立ちます。
また、エネルギー情報や従業員からのニーズ等の情報と掛け合わせることで、ファシリティーマネジメントの推進にも繋がります。

商業施設の場合

駅との距離や接道情報をもとに施設への人流の分析や集客人数の予測などに活用することで収益の向上が見込めるでしょう。また、設備情報や劣化状況を把握することで適切なメンテナンスを実施し、テナントや来訪者の満足度の向上に活かすことも可能となります。

投資用物件の場合

プロパティマネジメント会社への管理委託時の判断や費用の割り出し、情報共有をスムーズに行うことができます。結果として不動産投資運用の業務効率化が期待できるでしょう。
また、売買時に情報が揃っていることで不動産の資産価値の証明にも利用できます。

用地管理を人為的に行うときに抱える課題

用地管理を人為的に行うとき、システムで管理する場合と比べて課題が何点か挙げられます。情報の中には規制や関係者などが複雑に絡み、ミスが発生するリスクが高いです。
どのような課題があるのか、1つずつ見ていきましょう。

Excelの管理で情報が把握しにくい

Excelではファイルごとに管理する必要があるため、情報を探し辛くなるという課題があります。見たい情報がどこにあるのか、ファイルが散在していたら探すのも一苦労ですね。
Excelのテンプレートを使用しつつ、ファイルの場所を正確に覚えていれば問題ありません。
しかし、業務の引継ぎやファイルの紛失、社内体制の変更などが起きるリスクを考慮する必要があります。

地図情報の管理・分析がしにくい

用地管理を人為的に行うと、地図情報の管理と分析がしにくい課題があります。
ペーパーベースで地図を管理している企業が多いですが、紙での作業は効率的とは言えません。

変動しやすい地価情報に対応しなければならない

需要と供給のバランスや景気動向によって、地価情報は変動しやすくなります。
土地の利便性やエリアの需要が高く、供給が少なければ価格が高くなりやすい傾向となります。
また、景気が良好であれば土地を購入する人が増えるため、価格が高くなる仕組みになっています。
地価が変動するタイミングの見極めは難しいですが、新型コロナウイルスの影響をイメージするとわかりやすいでしょう。
2021年3月に国道交通省が公表している地価公示によると、全国平均は全用途で6年ぶりの下落を記録しました。
住宅地で5年ぶり、商業地で7年ぶりの下落があったため、定期的な市場のチェックをして地価情報に対応しなければなりません。
参考：国土交通省「全国全用途平均で６年ぶりに下落、コロナ禍の影響は用途や地域で異なる～令和３年地価公示～」

関係者との情報共有をする準備に時間がかかる

用地管理では関係者と情報共有して、コミュニケーションを取る必要があります。
理由は用地開発に伴い生態系の破壊や土壌汚染、地盤沈下などの問題が発生する可能性があるからです。
原則として事前に販売業者や建物業者、地元住民と情報を共有することでトラブルを避けられます。
しかし、情報を共有するにはいくつかの手段があります。
ペーパーベースでのやり取りを希望される業者の場合、書類郵送の準備が必要ですし、届くまでに日数が必要です。
メールでやり取りをしていても相手がすぐに内容を確認できる場所にいるとも限りません。
さらに、用地の取得目的や工事の流れを説明する場合、直接集まっての会議を希望する業者もいます。
このような場合はスケジュール調整が必要となる上、必要な資料を用意するなどの手間が生じます。

用地管理システムで管理した場合のメリット

用地管理システムとは、面積や用途地域、最寄り駅などの用途利用に関する情報をデータベース化して管理するシステムです。
人為的に管理するよりも、用地管理システムを利用した方が様々なメリットを享受できます。
どのようなメリットがあるのか、確認していきましょう。

物件情報を一元管理できる

用地管理システムを利用すると、物件情報を一元管理できるメリットがあります。
社内共有の不足やデータベースへの登録漏れなどを防げるため、効率的な管理が可能になります。
セキュリティ対策もされているため、社内や取引先の担当者が管理者レベルの情報を閲覧できます。
用途情報の検索性が高まり、必要なデータを素早く正確に見つけられるのは大きなメリットといえるでしょう。
ペーパーベースで管理している企業と比較するならば、用地ごとに記録用紙を分ける必要がありません。ペーパーレス化が進み、かつSDGsを目指す世の中では、環境保全における対外的なアピールにもなります。
今後の営業戦略を立案するとき、収益発生をファクトベースで確認できるため、迅速な経営判断が可能です。

情報の共有がスムーズになる

用地管理システムを利用すると、情報が見やすくなり共有がスムーズになります。
ですが、手作業で管理した内容の場合、どこにどのような情報があるかが分かりにくい場合が考えられますね。
用地管理システムを用いた場合の業務効率アップとしてどんな場合があるでしょうか。
例えば、地図上で管理する画面に切り替えると、用地に関わる情報をひと目で把握することが可能になります。周辺のマーケット情報も地図から分かるため、取引先との情報共有が円滑に進むでしょう。
複数の用地を管理していても、全社的に共有ができるので会議の時などにも非常に便利です。

管理にかかる手間を削減できる

用地管理システムを活用すれば、手作業での手間を削減することが可能になります。
アナログな管理の場合、用地に関する情報のデータ登録、資料作成や印刷・郵送をするための時間が必要になります。
さらに、データ登録には登記簿情報を載せるため、用地ごとの土地登記簿や物件所在、契約・支払状況の管理を入力しなければなりません。
しかし、用地管理システムを使えば、自動転記で解決できます。
入力ミスを避けられる点も、大きなメリットと言えるでしょう。
自動転記している情報はデータで送信でき、印刷・郵送の手間もかかりません。
時間や紙のコストの削減も更なるメリットです。

リアルタイムで情報共有ができる

用地管理システムの他のメリットには、リアルタイムでの情報共有が可能になるということがあります。これにより、迅速な経営判断が可能でしょう。
システムだからこそ、従業員や取引先が求めている情報を容易に取得しやすくなります。
PCだけではなく、スマホで情報の閲覧ができるようになれば時間や場所を気にする必要になりますね。

Excel管理よりも高度な情報を管理できる

Excelよりも用地管理システムを利用すると、より高度な情報を管理することが可能になります。
地図が映し出されるメニューから物件を登録すれば、基本情報が自動入力され、公示地価の検索や最寄り駅などを調べる必要なくなります。
他にも容積率や建ぺい率などの情報も入力されるため、効率的な業務を行えます。
契約期間や利用状況などをデータで管理すれば、業務フローの確立もスムーズに進められるでしょう。

用地管理システムの活用例

用地管理システムを初めて導入する企業にとっては、サービスそのもののイメージを持つのは少し難しいかもしれません。
ですが、メニューを開けば操作しやすいワンタッチ構成になっており、トレーニングすれば業務にすぐ反映・活用できるようになります。
用地管理システムの活用例を紹介しますので、業務運用のイメージとして参考にしてみてください。

情報や地図を表示・印刷

システム内では地図表示ができ、用地実測図と公図調整図がわかります。
地図が見にくい場合であれば、航空写真のメニューを開くことで地図を検索することが可能になります。
表示した地図はそのまま印刷ができるため、手書きで情報を書き足したいときに重宝しますよ。
地図データの情報を整備すれば、複数の用地管理がしやすくなり業務効率のアップも狙えるでしょう。

土地情報の登録・更新

土地に関する情報を登録・更新することで、情報の散在を防げます。
登記簿情報に必要な住所だけではなく、買収対象区分や区民区分などの掲載が可能です。
用地が近いと住所が似ていて見えにくい問題がありますが、用地管理システムは住所の項目ごとに分けられているため、
列で地番を分けることで用地の情報がすぐに獲得できます。
万が一住所変更があっても、更新をすれば済むため、入力ミスの心配がありません。
土地登記簿の編集画面を開けば、内容を変更できます。
新たに土地情報を登録する場合は、新規登録から入力が可能です。

契約内容の確認

用地の契約内容をシステム上で確認できるため、わざわざ紙の契約書を探す必要はありません。
システム内では契約に欠かせない承継人名や契約締結日、契約金額などの登録欄があります。
関連資料の画面に切り替えれば、用地ごとに欲しい情報をすぐに探せて便利です。
支払区分には分割払いと一括払いがあるように、詳細情報まで掲載できます。
複数の用地を管理していても、契約情報を紛失するリスクを軽減できるのが魅力です。

用地管理システムの利用におけるポイント

用地管理システムを利用するときには、ポイントを押さえておく必要があります。
これから活用し続けるシステムなので、トラブルを避けるために社内で共有しておきましょう。
どのようなポイントがあるのか、解説していきます。

導入のコストがかかる

用地管理システムを導入するためには、初期費用や月額費用などのコストがかかります。
コストは管理会社によって異なり、権限付与の有無やサポート体制などで差が出やすくなります。
Excelやペーパーベースで管理している企業にとって、管理システムを導入する際の懸念点になると言えます。
しかし、用地管理システムを使用することにより、情報共有が容易にでき、情報の自動入力でミスを防ぐことが可能になります。
コストが高いから高性能と一概に言えないものの、コストに見合った性能があるのは大きなポイントです。
コストだけではなく、従来の管理と比べて業務効率や利益の大きさなどを比較したときにどちらが優れているかを確認すると良いでしょう。

初期は管理体制に慣れるのに時間がかかる

ペーパーベースで管理している企業の業務内容と比較すると、用地管理システムの利用に慣れるまで時間がかかります。
同時に「従来のやり方の方が楽に管理できる」と考えてしまいがちです。
しかし、長期的に見ると業務が効率化するため導入する価値は非常にあると言えるでしょう。
また、ペーパーベースで管理している企業は、紙の保存や保管場所の確保に時間を割いてしまうのが課題です。
必要な情報を探すのに時間がかかり、スムーズな情報共有ができません。
用地管理システムを利用すれば時間と紙のコスト削減につながり、大きな利益となって還元されるでしょう。

まとめ

用地管理システムを利用すると、人為的に管理するときの課題を解決できます。
物件情報の一元化には、関係者との情報共有のスムーズ化、業務の効率化が期待できるでしょう。
自社に最適な用地管理ができるよう備えておくのが大切です。その上でシステムの特徴を事前に把握して、コストや用途に見合ったシステムの導入を検討してみてください。